Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции делопроизводителя, образец 2019 года.

На данную должность может быть назначен человек, обладающий начальным профессиональны мобразованием без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы. Не забывайте, каждая инструкция делопроизводителя выдается на руки под расписку.

На сайте hr-portal представлена типовая информация о знаниях, которыми должен обладать делопроизводитель. Об обязанностях, правах и ответственности.

Данный материал входит в огромную библиотеку должностных инструкций нашего сайта, которая обновляется ежедневно.

1. Общие положения

1. Делопроизводитель относится к категории технических исполнителей.

2. Делопроизводителем принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной техники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется:

— законодательством РФ,

— Уставом организации,

— приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,

— настоящей должностной инструкцией,

— Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

5. Делопроизводитель подчиняется непосредственно __________ (заведующему канцелярией, директору организации, начальнику отдела, др.)

6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Делопроизводитель:

1. Принимает и регистрирует корреспонденцию, направляет ее в структурные подразделения.

2. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передает документы на исполнение, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

3. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам.

4. Отправляет исполненную документацию по адресатам.

5. Ведет учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизирует и хранит документы текущего архива.

6. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

7. Подготавливает и сдает в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составляет описи дел, передаваемых на хранение в архив.

8. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

9. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

10. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

11. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

12. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права делопроизводителя

Делопроизводитель имеет право:

1. Вносить на рассмотрение руководства предложения:

— по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями;

— о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности, критерии оценки качества исполнения трудовых обязанностей.

3. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность делопроизводителя

Делопроизводитель несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих трудовых обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации — в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

//www.youtube.com/watch?v=EANPnFCTSUw

Должностная инструкция делопроизводителя – образец 2019 года. Должностные обязанности делопроизводителя, права делопроизводителя, ответственность делопроизводителя.

Источник: //hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaya-instruktsiya-deloproizvoditelya

Делопроизводитель: должностные обязанности

Должность делопроизводителя является одной из основных на каждом предприятии. Грамотность работы данного должностного звена оказывает воздействие на скорость документооборота как внутри компании, так и за её пределами.

Этот фактор также влияет на результативность работы внутренних отделов компании и скорость решения проблем, возникающих в ходе хозяйственной деятельности.

Давайте узнаем, чем занимается делопроизводитель, и ознакомимся с его функциональными обязанностями.

Профессия делопроизводителя заключается в ведении документооборота компании

Кто такой делопроизводитель

Делопроизводитель — кто это и в чем его функции? Данный вопрос имеет высокую актуальность, поскольку многие люди даже не подозревают о существовании данной профессии. Несмотря на этот факт, рассматриваемая должностная позиция имеется в каждой организации.

Как правило, делопроизводитель работает с большим количеством различных документов. В его обязанности входит регистрация всех документов в журналах учета, их сортировка и архивация.

Информация о каждом документе вносится в специальные регистрационные журналы с целью систематизации документооборота и упрощения поиска нужной информации.

Рассматривать вопрос о том, в чем заключается работа делопроизводителя лучше всего на практических примерах. Давайте представим себе крупную компанию, где трудится более нескольких сотен человек.

В кадровом отделе такой компании содержатся личные документы всех работников. Данные документы должны быть зарегистрированы в специальных журналах. Далее, сведения из этих журналов переносятся в электронную базу данных.

Именно эта задача выполняется делопроизводителем.

Как показывает практика, представители данной профессии имеют высокую востребованность в судебных органах. В подобных учреждениях размер документооборота может достигать невероятных размеров. Также данная должностная позиция имеется во многих справочных службах, юридических агентствах, нотариальных конторах, промышленных предприятиях и других учреждениях.

Отличие от секретаря

Если рассматривать данный вопрос поверхностно, то найти отличие практически невозможно. Дело в том, что на небольших предприятиях данные должности совмещаются в одну позицию.

Должностная инструкция секретаря делопроизводителя включает в себя функции как кадрового работника, так и представителя секретариата.

Рассматривать различия между секретарем и делопроизводителем следует на примере крупных компаний.

Важно обратить внимание на то, что в крупных организациях может быть предусмотрено несколько вакансий на каждую из позиций.

В некоторых фирмах должность делопроизводителя может включать задачи секретаря или офис-менеджера

Для начала давайте разберем обязанности секретаря. Данное должностное лицо максимально приближенно к руководящему звену компании. В сферу обязанностей представителей данной профессии входят различные функции.

К ним можно отнести обработку входящих звонков и корреспонденции. Помимо этого, секретарь занимается приемом посетителей и составляет рабочий график руководства компании.

Этому должностному лицу может быть поручено исполнение различных просьб руководства и доверены функции контроля выполнения трудовых обязательств других работников.

Говоря простым языком, секретарь является «правой рукой» генерального директора. Нужно понимать, что представители этой должности имеют множество различных функций.

В отличие от секретарей, делопроизводители занимаются исключительно работой с документами. В сферу их полномочий не входит общение с людьми или прием звонков.

Как показывает практика, некоторые руководители поручают секретарям ведение деловой переписки и контроль за корреспонденцией. Однако эти обязанности являются прямой функцией делопроизводителя.

Деятельность делопроизводителя

Многие предприниматели, желая сэкономить определенную сумму финансовых средств, нанимают одного работника, который берет на себя функции делопроизводителя и секретаря.

Данный подход является в корне неправильным, поскольку ведет к снижению результативности трудовой деятельности работника.

Подобные шаги допускаются только для субъектов малого бизнеса, где штат персонала составляет менее тридцати человек.

Итак, давайте разберем, чем занимается рассматриваемое должностное лицо в организации крупного размера. Первоочередной обязанностью делопроизводителя является контроль документооборота.

Телефонная работа и исполнение поручений руководителя может стать препятствием для выполнения вышеперечисленных функций.

Нужно отметить, что данные сотрудники занимаются не только контролем документооборота, но и формированием архива компании.

Должностные обязанности

Круг обязанностей представителей рассматриваемой профессии тесно взаимосвязан со спецификой деятельности компании. Как уже было сказано выше, данные работники занимаются приемом и регистрацией входящей корреспонденции.

Все поступающие документы должны быть рассортированы по степени значимости. Во время сортировки следует учитывать, в какой именно отдел направлено поступившее письмо.

Время от времени делопроизводителю приходится отвечать на письма контрагентов, контролирующих организаций и прочих инстанций.

Делопроизводители нужны любой крупной компании, архиву, образовательному или культурному учреждению, справочной службе, а также многим другим организациям

Делопроизводитель — должностные обязанности:

1. Формирование электронной базы документов.
2. Регистрация всех локальных документов и исходящих актов в специальном реестре.
3. Контроль выполнения распоряжений, содержащихся в приказах руководства.
4. Распространение информации, содержащейся в распорядительной документации среди работников компании.

Организация делопроизводства имеет важную роль в крупных компаниях с развитой внутренней структурой. Большие корпорации создают целое подразделение, куда набираются работники, которые будут заниматься сортировкой документов. Важно обратить внимание на то, что функциональные обязанности данных работников могут различаться.

Функциональные обязанности данных работников включают в себя выдачу и заверение копий различных актов и бланков. Помимо этого, делопроизводители отвечают за организацию хранения деловых бумаг и корреспонденцию. В некоторых фирмах, которые взаимодействуют с зарубежными контрагентами, делопроизводителям поручается перевод входящих писем.

Права

Как и каждый человек, ведущий трудовую деятельность, данное должностное лицо имеет права, охраняемые государством.

Каждый представитель рассматриваемой профессии имеет право на ознакомление с распорядительными актами, касающихся трудовой деятельности.

Помимо этого, сотрудникам предоставляется право подавать заявку на рассмотрение проектов, направленных на систематизацию рабочего процесса. Очень важно, чтобы подобные проекты не противоречили правилам, изложенным в должностной инструкции.

Сотрудники, занимающие данный пост, имеют полное право требовать от других работников документы, содержащие информацию, необходимую для исполнения поручений руководства или прямых должностных функций. Руководитель каждой организации должен оказывать непосредственное содействие данным работникам и своевременно отвечать на все заявки, поступающие из отдела делопроизводства.

Ответственность

Разбирая вопрос о том, что делает делопроизводитель, следует уделить особое внимание уровню ответственности данного должностного лица. Ненадлежащее исполнение трудовых обязательств может стать причиной штрафных санкций от руководства.

Также следует сказать о том, что представители рассматриваемой профессии несут ответственность за соблюдение правил, установленных внутри компании, охраны труда и дисциплины.

Нарушение данных правил может повлечь за собой не только лишение премиальных выплат, но и увольнение.

Отдельного внимания заслуживает ситуация, связанная с распространением конфиденциальных сведений и коммерческой тайны. В этом случае, работодатель имеет законное право обратиться к правоохранительным органам или в суд для защиты своих интересов.

Должностные обязанности делопроизводителя зависят от сферы деятельности и величины компании-работодателя

Требования к работнику в данной должности

Как показывает практика, для того чтобы получить данную вакансию соискателю, необходимо иметь высокий уровень профессиональной квалификации. Большинство работодателей предпочитают зачислять в штат только тех работников, что имеют высшее образование.

Особое внимание при поиске кандидатов уделяется уровню профессиональных навыков и теоретических знаний. Нужно сделать акцент, что помимо профессиональных качеств, особое внимание уделяется и личным качествам.

Человек, претендующий на данную должность, должен иметь великолепную память, хорошее терпение и самообладание.

Работа в сфере делопроизводства требует соблюдения дисциплины, аккуратности, эмоциональной устойчивости и педантичности.

Ниже представлен примерный список квалификационных запросов, что предъявляются к претендентам на данную должность:

1. Наличие высшего образования. Крупные компании предпочитают брать на данную должность специалистов в области архивоведения и документоведения.
2. Наличие профессиональных знаний. Главным требованием к кандидатам является знание порядка оформления и регистрации актов, свидетельств и других документов, навыки формирования реестров и архивирования бланков.
3. Умение создавать грамотную связь между несколькими отделами компании.
4. Практический опыт в рассматриваемой сфере.
5. Умение общаться на иностранных языках. Подобные требования выдвигают организации, взаимодействующие с иностранными контрагентами.

Каждый человек, занимающий рассматриваемую должность, должен уметь применять в своей трудовой деятельности различные нормы, регламентирующие порядок документооборота внутри компании. Ведение подобной трудовой деятельности подразумевает четкое исполнение правил, установленных государственными инстанциями и контролирующими органами.

Кроме профессиональных навыков, делопроизводитель должен быть аккуратным, внимательным и усидчивым

Выводы (+ видео)

В данной статье была рассмотрена должностная инструкция делопроизводителя. По мнению специалистов, сотрудники, представляющие данную профессию, имеют широкую востребованность на рынке труда.

На сегодняшний день во многих образовательных учреждениях, введены курсы «Документоведения и архивоведения».

Наличие практического опыта и высокой квалификации позволяет представителям данной профессии зарабатывать крупные суммы денежных средств.

Источник: //ktovbiznese.ru/spravochnik/kadry/dolzhnostnaya-instruktsiya/deloproizvoditel-dolzhnostnye-obyazannosti.html

Должностная инструкция делопроизводителя 2018 образец скачать

Утверждаю

Руководитель

_____________________

«___» ___________ 20 __ года.

М.П.

Должностная инструкция делопроизводителя

Настоящая должностная инструкция определяет должностные права и обязанности работника, создана во исполнение условий трудового договора и не противоречит действующему законодательству, а также внутренним (локальным) распорядительным актам работодателя.

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет обязанности, права и ответственность делопроизводителя.

1.2. На должность делопроизводителя назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы, или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе не менее 3 месяцев, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Делопроизводитель относится к категории служащих, принимается и увольняется в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом генерального директора организации.

1.4. В своей деятельности делопроизводитель руководствуется действующим законодательством РФ, Уставом организации, настоящей должностной инструкцией, положениями, приказами и распоряжениями вышестоящего руководства организации.

1.5. В своей деятельности делопроизводитель подчиняется непосредственно начальнику управления административно-хозяйственного обеспечения и находится в оперативном подчинении офис-менеджера.

1.6. На время отсутствия делопроизводителя (командировка, отпуск, болезнь) его обязанности может исполнять лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

1. Квалификационные характеристики

2.1. Делопроизводитель должен знать:

— нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению делопроизводства на предприятии;

— основные положения Единой государственной системы делопроизводства;

— структуру предприятия и его подразделений;

— стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

— порядок контроля за прохождением служебных документов и материалов;

— основы организации труда;

— правила эксплуатации вычислительной и оргтехники;

— основы законодательства о труде;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной безопасности.

2.2. Делопроизводитель должен уметь:

— пользоваться современными техническими средствами обработки информации, коммуникаций и связи, вычислительной техники.

3.1. В своей деятельности делопроизводитель обязан:

3.2. Соблюдать регламентирующие документы, указанные в п. 1.4.

3.3. Соблюдать требования охраны труда, установленные законодательством и иными правовыми актами, а также правилами и инструкциями по охране труда.

3.4. Немедленно извещать своего непосредственного или вышестоящего руководителя о любой ситуации, угрожающей жизни и здоровью людей, о каждом несчастном случае, происшедшем на производстве или об ухудшении своего здоровья.

3.5. Выполнять служебные поручения своего руководителя точно и в установленный срок.

3.6. Принимать и регистрировать корреспонденцию, направлять ее в структурные подразделения.

3.7. В соответствии с резолюцией руководителей предприятия передавать документы на исполнение, оформлять регистрационные карточки или создавать банк данных.

3.8. Вести картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществлять контроль за их исполнением, выдавать необходимые справки по зарегистрированным документам.

3.9. Отправлять исполненную документацию по адресатам.

3.10. Вести учет получаемой и отправляемой корреспонденции, систематизировать и хранить документы текущего архива.

3.11. Вести работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивать удобный и быстрый их поиск.

3.12. Готовить и сдавать в архив предприятия документальные материалы, законченные делопроизводством, регистрационную картотеку или компьютерные банки данных, составлять описи дел, передаваемых на хранение в архив.

3.13. Обеспечивать сохранность и конфиденциальность проходящей служебной документации.

3.14. Организовывать прием посетителей, содействовать оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

3.15. Обеспечивать порядок в канцелярии, требовать от сотрудников обеспечения порядка и тишины.

3.16. Формировать дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивать их сохранность и в установленные сроки сдавать их в архив.

3.17. Копировать необходимые для работы документы.

Делопроизводитель имеет право:

4.1. Требовать в пределах возложенных на него обязанностей от непосредственного руководителя создания условий для работы и обеспечения всем необходимым для выполнения своих обязанностей.

4.2. Знакомиться с решениями руководства предприятия, касающимися его деятельности.

4.3. Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

4.4. Получать от руководителей структурных подразделений, специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей.

4.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

Делопроизводитель несет ответственность:

5.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных действующим трудовым законодательством РФ.

5.2. За достижение поставленных перед ним целей и задач.

5.3. За невыполнение приказов, распоряжений и указаний вышестоящего руководства в части, его касающейся.

5.4. За совершение в процессе осуществления своей деятельности правонарушения в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.5. За причинение материального ущерба в пределах, определенных действующим трудовым, уголовным и гражданским законодательством РФ.

5.6. За неразглашение коммерческой тайны.

5.7. За недостоверную информацию, предоставляемую руководству.

6.1. Данная должностная инструкция определяет основные трудовые функции работника, которые могут быть дополнены, расширены или конкретизированы дополнительными соглашениями между сторонами.

6.2. Должностная инструкция не должна противоречить трудовому соглашению заключенного между работником и работодателем. В случае противоречия, приоритет имеет трудовое соглашение.

6.3. Должностная инструкция изготавливается в двух идентичных экземплярах и утверждается руководителем предприятия.

6.4. Дополнительно, такая инструкция может согласовываться с непосредственным руководителем работника.

6.5. Каждый экземпляр данного документа подписывается всеми заинтересованными лицами и подлежит доведению до работника под роспись.

6.6. Один из полностью заполненных экземпляров подлежит обязательному передачи работнику для использования в трудовой деятельности.

С Должностной инструкцией ознакомился ___________________________.

«___» ________________ 20 __ года.

Экземпляр данной должностной инструкции получил __________________.

«___» ________________ 20 __ года.

Должностная инструкция ведущего инженера образец 2018 скачать

Источник: //yuridicheskaya-konsultaciya-besplatno.ru/dokumenty/dolzhnostnaya-instruktsiya-deloproizvoditelya-2018-obrazets-skachat.html

Должностная инструкция делопроизводителя в 2018 году

— Организация бизнеса — Кадры — Должностные инструкции — Должностная инструкция делопроизводителя

Должностная инструкция делопроизводителя – локальный документ, действующий внутри одного предприятия. В нем должны быть указаны все обязанности и права, которые касаются трудовой деятельности работника на этой должности.

Если на должность претендует специалист по делопроизводству, должностная инструкция должна содержать четкую и подробную информацию о том, что придется делать сотруднику на его рабочем месте.

Какими должны быть обязанности делопроизводителя и как нужно составить должностную инструкцию, чтобы не нарушить законодательные нормы?

Должностные обязанности специалиста по делопроизводству – основные понятия

Должностная инструкция делопроизводителя – важный документ, касающийся трудовой деятельности специалиста.

Оттуда он узнает обязанности, которые должен выполнять на своем рабочем месте и, что важно, ответственность, которая наступит для него, если будут нарушены пункты должностной инструкции.

И стоит отметить, что работодатель не имеет права наказывать сотрудника за то, что он не выполнил работу, которая не была указана в должностной инструкции.

Чаще всего ответственным за нарушение должностной инструкции будет признан именно работодатель. Всё дело в том, что большинство проблем, возникающих с этим локальным документом, возникают из-за туманных формулировок или неточного описания. Именно те пункты, за которые работодатель несет полную ответственность.

Так что больше всего внимания стоит уделять именно тому, насколько подробно и точно составлена должностная инструкция.
Также стоит отметить, что должностная инструкция может стать инструментом в руках сотрудника.

Если она будет составлена некорректно или неточно, то, в случае, если работнику покажется, что его права нарушены, он может обратиться в суд, используя этот локальный документ как доказательство.

Необходимо заметить, что каждая должностная инструкция делопроизводителя, в ДОУ, секретаря или где-то ещё, будет отличаться. Они должны составляться в соответствии с теми специфическими моментами, которые присущи только этому предприятию. Так что, если организации нужна должностная инструкция делопроизводителя, образец можно взять из типовых документов.

После того, как определен пример документа, руководитель должен отдать его на доработку специалисту из отдела кадров. Он лучше разбирается в насущных проблемах корпорации и в том, какая специфика у местного производства.

При этом большинство предприятий предпочитают создать должностную инструкцию с нуля. Дело в том, что четких законодательных норм, которые контролируют форму подобного документа, нет.

Так что, по факту, работодатель может написать её таким образом, каким ему будет удобнее.

Единственное, что контролирует государство – содержание должностной инструкции. Например, в Письме Роструда от 30.11.

2009 №3520-6-1 говорится о том, что работодатель не имеет права включать в текст должностной инструкции дополнительные причины, которые могут стать поводом для увольнения сотрудника.

Весь перечень причин, которые являются юридическим основанием для такого шага, установлен в законодательстве и включение в текст локального документа дополнительных условий будет противоречить законам.

Но при этом, учитывая то особое внимание, которое нужно уделить созданию и разработке должностной инструкции, работодатель должен тщательно перечитать документ, составленный кадровиками, и только после этого утвердить его. В ином случае могут быть пропущены какие-нибудь важные ошибки, которые приведут к серьезным последствиям.

Образец должностной инструкции делопроизводителя

Для того чтобы лучше разобраться в том, как должна выглядеть должностная инструкция, стоит ознакомиться с образцом. Это стандартный документ, который берут за основу большинство предприятий, дополняя его текст собственной спецификой.

Порядок составления должностной инструкции делопроизводителя

Первым пунктом, который должен содержаться в документе, являются общие положения. Здесь необходимо оказать общую информацию, касающуюся профессии. Например:

• К какой категории персонала относится делопроизводитель, работающий на этом предприятии. В большинстве случаев это технический исполнитель, но в некоторых организациях этот пункт может отличаться.
• Каким образом делопроизводитель назначается на должность. Сюда же нужно написать, какой порядок нужно соблюсти, чтобы снять человека с места работы.
• В этом пункте описывают вопросы подчинения. Кому именно подчиняется делопроизводитель, кто является его прямым начальником.
• Кто займет должность делопроизводителя, пока его временно нет на рабочем месте. Кто будет замещать человека, пока тот в отпуске по болезни, например.
• В этом пункте руководитель должен указать требования, которые выдвигаются к квалификации сотрудника, претендующего на должность. Здесь нужно написать, какими профессиональными и личными качествами должен обладать человек, чтобы начать работать делопроизводителем на предприятии.
• Чем должен руководствоваться делопроизводитель в своей работе. Обычно здесь указываются нормативные документы или законодательные акты, которые напрямую касаются рабочей деятельности сотрудника.

Второй пункт должностной инструкции – трудовые обязанности делопроизводителя. Что входит в список его обязанностей, которые человек должен делать регулярно. Стандартный список должностных обязанностей делопроизводителя выглядит следующим образом:

• Делопроизводитель должен принимать всю корреспонденцию, направленную в организацию, внутреннюю или внешнюю. Также он должен её зарегистрировать и отправить в то структурное подразделение, куда она предназначается.
• В соответствии с указом руководителя предприятия, должен создать специальный банк данных. Если от начальника организации поступили соответствующие распоряжения, то он обязан передать документы на исполнение и завести на них специальные регистрационные карточки.
• В его обязанности входит ведение картотеки, где будет собран учет по прохождению материалов документального характера. Они должны контролировать то, как выполняются бумаги, отправленные на исполнение. Если возникает необходимость, то делопроизводитель выдает справки по тем документам, которые были получены и прошли процесс регистрации.
• Сотрудник должен вести процесс учета корреспонденции, которая поступила в организацию. Он обязан регистрировать документацию, отправленную из компании и вносить её в учетные документы. Текущий архив должен быть систематизирован силами делопроизводителя.
• Делопроизводитель должен провести систематизацию полученных документов, обеспечив достаточно быстрый и простой поиск нужных бумаг по архиву.
• Делопроизводитель обязан подготавливать и сдавать архивные документы о тех документальных материалах, которые были завершены и закрыты. Регистрационная картотека и описи получаемых дел, хранящихся в компьютерных банках данных, подпадают под ответственность делопроизводителя.
• Принимает бумаги, которые нужно потом отдать на подпись его прямым начальникам. Также он должен проверить, чтобы эти документы были составлены правильно и оформлены без ошибок. С примерами бумаг, которые сотруднику придется проверять, лучше всего знакомить сотрудника непосредственно на рабочем месте.
• Вся служебная документация, которая проходит через делопроизводителя, должна быть в сохранности. Он ответственен за целостность полученных документов.
• Если у непосредственного начальника делопроизводителя появляются отдельные поручения, то сотрудник должен их выполнить.

Следующий обязательный пункт должностной инструкции – права работника. То, на что он имеет право во время рабочего процесса. В основном этот пункт касается особых условий работы и проектов, в которых работник может участвовать:

• Делопроизводитель имеет право ознакомиться с решениями, которые приняло руководство. Это касается проектов и будущих изменений, касающихся деятельности сотрудника.
• Делопроизводитель может участвовать в улучшении качества рабочей деятельности. Предлагать способы и методы увеличения эффективности производства на предприятии, если они связаны с теми обязанностями, которые обусловлены в должностной инструкции.
• Делопроизводитель имеет право запрашивать информацию, которая касается его прямой деятельности. Он может запрашивать дополнительные сведения у своего прямого руководителя или руководителей других структурных подразделений, и даже специалистов, работающих в организации. Он может это делать самостоятельно или через доверенных поручителей.
• Если этого требует ситуация, то делопроизводитель может требовать от своего прямого руководства содействия в том, что касается исполнения должностных обязанностей и соблюдения прав.

Последним пунктом, который необходимо указывать в должностной инструкции – ответственность:

• Делопроизводитель должен понести ответственность, если его должностные обязанности будут выполнены халатно или несвоевременно. Если, конечно, это случилось по вине специалиста, а не третьего лица.
• Если делопроизводитель не соблюдает инструкции и приказы, распространенные на предприятии. Также во многих организациях добавляют пункт, что специалист понесет ответственность за то, что не соблюдал правила коммерческой тайны и конфиденциальности информации.
• Делопроизводитель понесет ответственность, если не будет соблюдать рабочий график, установленный на предприятии. То же самое касается и правил, норм пожарной безопасности или охраны труда.

Как можно увидеть из всего, что написано выше – должностная инструкция должна касаться всех частей трудовой деятельности специалиста. Чем подробнее она будет написана, тем меньше будет шансов, что сотрудник поймет что-то неправильно и нарушит какой-нибудь из пунктов.

Как составить должностную инструкцию делопроизводителя

Должностная инструкция должна присутствовать на каждом предприятии и в каждой организации. Она является основным источником информации для сотрудника о его будущем месте работы.

И стоит отметить, что наличие должностной инструкции фиксируется в действующем законодательстве.

За то, что на предприятии нет нужных локальных документов, на работодателя будет наложен штраф в соответствии со ст. 5.27 КоАП РФ.

Также каждый работник должен быть ознакомлен с текстом должностной инструкции. Свидетельством этого будет служить его подпись, которую сотрудник поставит при оформлении трудового договора. А если подписи не будет, то в случае нарушения у работодателя не будет возможности наказать своего сотрудника. Ведь он не был ознакомлен со своими должностными инструкциями.

В большинстве случаев разработкой и составлением должностных инструкций занимаются специалисты из кадрового отдела. Руководитель занимается только контролем и окончательным утверждением. Когда он решает, что должностная инструкция готова и соответствует выдвигаемым требованиям, то он фиксирует это своей подписью и издает приказ по предприятию.

Также стоит отметить, что большинство предприятий, которые занялись разработкой собственных локальных документов, берут за основу один из существующих образцов.

Но нельзя забывать, что в образцы нужно добавлять подробности и дополнительную информацию. Ту, что будет отражать специфику работы на производстве и поможет сотруднику верно выполнять свои функции.

(20 голос., 4,60 из 5)
Загрузка…

Источник: //delatdelo.com/organizaciya-biznesa/dolzhnostnaya-instruktsiya-deloproizvoditelya.html

2. Должностные обязанности

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию:

2.1. Выполняет работы по учету и регистрации корреспонденции, поступившей на предприятие из органов государственной власти, органов местного самоуправления, банков и других организаций.

2.2. Обеспечивает контроль за передачей указанных документов руководству и исполнителям.

2.3. Передает заведующему канцелярией (начальнику отдела документационного обеспечения) корреспонденцию, требующую предварительного просмотра.

2.4. Направляет документы на исполнение в соответствии с резолюцией руководства, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных.

2.5. Ведет картотеку прохождения документов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документальным материалам.

2.6. Осуществляет контроль (с проставлением необходимых отметок на карточках) за прохождением и своевременным возвращением исполнителями документов, подлежащих возврату в канцелярию (отдел документационного обеспечения), со всеми материалами по их исполнению.

2.7. Формирует документы и дела по закрепленному участку работы и в соответствии с утвержденной номенклатурой.

2.8. Осуществляет подготовку документов к последующему хранению и использованию (экспертиза ценности, оформление дел, составление описей), передачу законченных производством дел в архив предприятия.

2.9. Принимает участие в проверках организации делопроизводства в структурных подразделениях предприятия.

2.10. Выполняет отдельные поручения заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения).

2.11. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

2.12. [Вписать нужное].

3. Права

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, имеет право:

3.1. Вносить на рассмотрение руководителя предприятия и заведующего канцелярией (начальника отдела документационного обеспечения) предложения по улучшению деятельности подразделения, форм и методов работы с документами.

3.2. Запрашивать от исполнителей информацию о прохождении и окончательном исполнении документов.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать [заведующему канцелярией, начальнику отдела документационного обеспечения] о всех недостатках в деятельности предприятия (структурного подразделения, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.

3.4. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

3.5. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [Вписать нужное].

4. Ответственность

Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. Делопроизводитель, ответственный за входящую корреспонденцию, несет персональную ответственность за:

– состояние учета и регистрации документов, указанных в п.1 раздела 2 настоящей должностной инструкции;

– формирование документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, подготовку их к последующему хранению и использованию;

– [вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Источник: //prom-nadzor.ru/content/dolzhnostnaya-instrukciya-deloproizvoditelya