+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Где должен находиться подлинник трудовой книжки?

Содержание

Куда нужна трудовая книжка кроме работы

Где должен находиться подлинник трудовой книжки?

Если документ оформляется для работающего гражданина, то на последнем листе сразу под крайней записью делается пометка: «Продолжает работать по настоящее время в той же должности». Она отдельно заверяется подписью должностного лица и печатью. В зависимости от места требования, дубликат трудовой может иметь разные периоды действия:

  • при оформлении визы — три месяца со дня выдачи;
  • ПФР, органы соцзащиты, банки – один месяц.

Однако ряд финансовых организаций ограничивают этот срок до 14, или до 3–5 дней. Оформленный нотариально, документ не имеет ограничительного периода — если после ее выдачи в оригинале не появились новые записи о работе гражданина.

Для чего нужна копия трудовой

Кредиторы требуют документ, сделанный перед непосредственным обращением за заемной суммой, так как хотят быть уверенны, что копия содержит действительно актуальные сведения.

Особенности обращения к нотариусу Если человеку нужна копия трудовой книжки, а при этом он является безработным, то ему придется обращаться за услугами к нотариусу.

Для этого важно предоставить специалисту паспорт, оригинал трудовой книжки и другие документы при необходимости.

Заверение такого документа считается простым и быстрым процессом, но при этом придется заплатить нотариусу за услуги достаточно значительную сумму средств. Правильно заверенный документ действует бессрочно, поэтому теряет юридическую силу исключительно после того, как в оригинал вносятся какие-либо изменения.

Копия трудовой книжки: для чего нужна, как заверить, срок действия, образец

Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров.

Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.

Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину.

Для оформления загранпаспорта копия этого документа по новым правилам уже не требуется. Если вы хотите устроиться на дополнительную работу, то об этом благоразумнее будет промолчать во избежание недоразумений. Предприятия и организации готовы предоставить своим сотрудникам копии трудовой даже без указания причины.

Куда требуется копия трудовой книжки?

Внимание Забрать её оттуда не имеется возможности. Именно поэтому требуется заверенная копия. Потенциальный работодатель сможет легко оценить опыт своего будущего работника. Иногда случается, что работник или же работодатель теряют трудовую книжку.

В таком случае желательно восстановить её. При отсутствии копии данного документа такая процедура займет очень большое количество времени. Если же на руках у работника будет заверенная копия, то она может быть осуществлена всего за один день.

Потому стоит заранее озаботиться получением такого документа.
Важно Это существенно упростит жизнь в случае утери оригинала. Также стоит приложить копию трудовой копии к своему резюме – если осуществляется отправка его простой или же электронной почтой работодателю.

Таким образом, стоит заранее обратиться к своему работодателю с просьбой о её изготовлении.

Копия трудовой книжки для чего может понадобится?

Она нужна для официального подтверждения страхового стажа несмотря на то, что сейчас его можно рассчитать в ПФР по количеству произведенных страховых выплат.

Ранее существовало понятие «непрерывный трудовой стаж», но сейчас оно отменено, поэтому рассчитать размер пенсии не составит и труда даже в том случае, если между увольнениями и последующими трудоустройствами были большие промежутки времени. П.

6 Постановления Правительства РФ от 24.07.2002 №555 установлено, что трудовая книжка является основным документом, подтверждающим периоды работы.

Если по каким-либо причинам при оформлении пенсии владелец не может ее предоставить, то вместо нее можно использовать трудовые договоры с работодателями, выписки из приказов, справки, зарплатные ведомости и иные подтверждающие материалы.

Выписка всех мест работы за последние 10 лет допускается в случае трудоустройства в государственной организации, муниципальной. Данные требования предъявляют очень многие учреждения, занимающиеся выдачей загранпаспортов. Хотя фактически они незаконны – законодательством прямо запрещается в данном конкретном случае требовать от официально трудоустроенного гражданина РФ такие документы.

Ранее обозначенная выше процедура регламентировалась специальным нормативно-правовым актом – Приказом Министерства внутренних дел №310 от 26.05.97 г. Данный НПД предусматривал процедуру получения паспорта лицом, возраст которого составлял 18 и более лет. На данный момент документ действительным не является.

Источник: http://advocatus54.ru/kuda-nuzhna-trudovaya-knizhka-krome-raboty/

Где должен находиться подлинник трудовой книжки

Где должен находиться подлинник трудовой книжки?

Каждый работодатель несет личную ответственность за обеспечение правильных условий хранения личной документации сотрудников.

За ненадлежащее выполнение данных обязательств, повлекшее утрату или порчу архива, работодатель может быть подвергнут административным или штрафным санкциям.

Именно руководитель производства является гарантом сохранности основных документов персонала, в том числе трудовых книжек.

Значение трудовой книжки для работников и служащих

Впервые данный документ был введен в повсеместную практику в конце тридцатых годов прошлого века. Вплоть до 2002 года трудовая книжка оставалась важнейшим документом, в котором фиксировался весь трудовой стаж человека.

Позже, когда вступили в силу изменения, связанные с пенсионной реформой, произошла корректировка терминологии. В частности, в настоящее время актуально понятие страховой, а не трудовой стаж. Тем не менее значимость документа, как основного подтверждающего фактора отработанных лет, не утрачена и сегодня.

Работодатель по-прежнему является гарантом сохранности книжек, как и всей документации.

Начиная с 2017 года в обществе активно обсуждается вероятность повсеместного внедрения электронного документооборота. Замена бумажной трудовой на электронный аналог, возможно, оптимизирует работу сотрудников архивных отделов.

Электронный архив, в свою очередь, нуждается в создании определенных условий. Для него требуется достойная материальная база. Кроме того, не все работодатели приемлют тотальную цифровизацию, поскольку имеет место технический риск. Электронный архив может быть утерян или выведен из строя гораздо быстрее, чем обычный, бумажный.

При этом следует понимать, что под порчей подразумевается не только удаление каких-то важных файлов, но и изменение информации, содержащейся в них. В этом отношении бумажный аналог книжки, как ни странно, является более надежным. Его, как минимум, нельзя изменить: «следы» обязательно будут заметными.

Таким образом, индивидуальная трудовая — это по-прежнему важный фактор начисления пенсии по старости. Она заводится в момент первичного трудоустройства и впоследствии продлевается при помощи вкладышей. Ввиду большой значимости этого документа существуют специальные нормативные акты, которые обусловливают правила хранения и заполнения.

Правила хранения трудовых книжек

Итак, вся ответственность по хранению книжек, а также всех вкладышей, вменяется в обязанность руководителю предприятия, организации или учреждения, согласно Постановлению Правительства № 225 от 16 апреля 2003 года.

Все бланки строгой отчетности, к которым относятся и трудовые, должны находиться в тех офисных помещениях, техническое обеспечение которых исключает саму возможность их порчи.

Для хранения часто используются:

  • металлические сейфы;
  • металлические шкафы;
  • металлические стеллажи.

Работодатель обязан обеспечивать сохранность подлинника трудовой книжки на весь период действия трудового договора с работником. Выдача на руки допускается непосредственно в момент увольнения. В случае смерти работника, с которым наниматель состоит в трудовых отношениях, книжка выдается под расписку ближайшему родственнику.

В отдельных случаях даже после свершившегося факта увольнения трудовая остается невостребованной. В этом случае ответственность работодателя за ее сохранность не снимается. Она продолжает находиться в архиве вплоть до того момента, когда понадобится уволенному сотруднику.

Согласно ФЗ №125 от 22 октября 2004 года, сроки хранения оригинала трудовой книжки составляют:

  • 50 лет — для поступления в архив, начиная с 2003 года;
  • 75 лет — для документов, делопроизводство по которым было прекращено до 2003 года.

Таким образом, подлинник трудовой книжки находится в архиве предприятия, на котором трудоустроен сотрудник.

Что должен делать руководитель, если трудовая потеряна или испорчена

Стопроцентной гарантии сохранности любой документации, в том числе и бланков строгой отчетности, не может обеспечить никакая система хранения. Поэтому изредка на разных производствах имеют место случаи, в которых трудовые портятся или теряются. Это может произойти по вине самого сотрудника или же по вине работника кадровой службы (то есть, работодателя).

Независимо от причин утраты, по письменному заявлению сотрудника работодатель должен подготовить дубликат. Кроме того, на предприятии может произойти форс-мажорная ситуация, по факту которой утрачивается весь архив.

Если имеет место массовое уничтожение документов, по решению регионального органа власти формируется комиссия, которая скрупулезно работает над восстановлением документов.

задача работодателя в этом случае — точно восстановить трудовой стаж каждого сотрудника.

Если установлено, что документ утрачен по вине нанимателя, то на весь период восстановительных работ сотрудник имеет право на заработную плату.

Ответственность работодателя за ненадлежащие условия хранения книжек

Представители Государственной трудовой инспекции могут в любой момент осуществить выход на предприятие с проверкой правил хранения архива.

Если обнаруживаются какие-либо нарушения в этой области, то инспектора готовят предписание на имя руководителя предприятия или организации. В нем обязательно перечисляются обнаруженные недочеты.

Кроме того, инспектора предлагают комплекс мероприятий по их устранению.

Руководство предприятия или организации не имеет права игнорировать предписания проверяющих от ГИТ. Через какое-то время они повторяют рейд на предприятие для контроля над выполнением оформленного ранее предписания для руководства.

Согласно ст. 13.25 КоАП, в случае обнаружения игнорирования требований, проверяющий имеет право подвергнуть руководителя штрафным санкциям:

  • от 2,5 тыс. до 5 тыс. руб. для должностных лиц;
  • от 200 тыс. до 300 тыс. руб. для организаций.

Кроме того, если работодатель отказывается выполнять свои обязанности по восстановлению дубликата после порчи, сотрудник имеет право обратиться в судебные инстанции. В этом случае работодателя обяжут не только восстановить рабочую книжку в минимальные трудовые сроки, но и возместить сотруднику и материальный, и моральный ущерб.

Таким образом, оригинал трудовой книжки хранится исключительно в оборудованном архиве учреждения или предприятия, а на руки выдается только в момент увольнения. (15 голос., 4,90 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/gde-dolzhen-nahoditsya-podlinnik-trudovoj-knizhki.html

Для оформления каких документов нужен оригинал трудовой книжки

Где должен находиться подлинник трудовой книжки?

Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий факт трудоустройства гражданина. Она требуется не только для исчисления страхового стажа и последующего получения пенсии, но и для многих других операций, т.к. в ней содержится вся важная информация о деятельности:

  • Периоды работы в различных организациях.
  • Причины увольнения.
  • Должности, на которых работал владелец документа.

Стоит отметить, что сама по себе копия трудовой действительна лишь в том случае, если она заверена руководителем или сотрудником отдела кадров. Если же на ней нет необходимых подписей и печатей, то организации, в которые она может потребоваться, ее не примут. Зачем нужна копия трудовой книжки:

  • Для оформления кредита или ипотеки.

Если же сам владелец потерял данный документ, то все обязанности по решению проблемы возлагаются на него: ему придется посетить все организации, в которых он работал ранее, чтобы поставить отметки о предыдущих местах трудовой деятельности.

Перечень о том, для чего нужна заверенная копия трудовой книжки, достаточно обширен: при обращении в ту или иную организацию может потребоваться данный документ, и если он не будет предоставлен, то работники вправе отказать в услуге.

Важно! Если владелец трудовой книжки трудоустроен, то она должна храниться в отделе кадров, сотрудники которого не имеют права выдавать ее на руки до фактического увольнения: возможна только выдача заверенной копии.

Куда нужна копия трудовой книжки? Чаще всего требуют предоставить заверенную копию трудовой именно банки.

Копия трудовой книжки: для чего требуется и нюансы оформления

Зачем нужна копия трудовой книжки для банка Чаще всего трудовая книжка требуется в первую очередь при обращении в банк за получением кредита. Обычно наличие данного документа строго обязательно.
Его отсутствие может послужить причиной отказа в предоставлении услуги. Данный документ требуется банку для следующих целей:

  • установления основного источника дохода обратившегося клиента;
  • определения платежеспособности – насколько велика будет вероятность возврата кредита в случае его выдачи;
  • если по какой-то причине клиент решит не возвращать взятые в долг у банка средства – чтобы осуществить операцию взыскания по месту работы клиента.

Также трудовая книжка является одним из подтверждений правдивости всех предоставленных в банк данных.
Но в первую очередь данный документ необходим для определения платежеспособности.

Для чего нужна копия трудовой книжки?

Зачем заверяется последняя страница? Важным этапом формирования правильной копии книжки выступает грамотное оформление последней страницы. Это обусловлено тем, что на ней содержится много важных сведений.

Важно

К ним относится информация о том, где в настоящий момент работает гражданин. Указывается здесь Ф. И. О. человека, а также стоит дата заверения и печать компании.

Обязательно на этой странице должна иметься фраза «копия верна». Образец копии трудовой книжки можно посмотреть ниже.

От правильности заверения зависит, сможет ли документацией пользоваться гражданин для получения разных государственных услуг, оформления важных документов или получения кредита. При наличии нарушений может быть получен отказ в принятии.

Выдача трудовой книжки на руки работнику продолжающему работать

Кредиторы требуют документ, сделанный перед непосредственным обращением за заемной суммой, так как хотят быть уверенны, что копия содержит действительно актуальные сведения. Особенности обращения к нотариусу Если человеку нужна копия трудовой книжки, а при этом он является безработным, то ему придется обращаться за услугами к нотариусу.

Для этого важно предоставить специалисту паспорт, оригинал трудовой книжки и другие документы при необходимости. Заверение такого документа считается простым и быстрым процессом, но при этом придется заплатить нотариусу за услуги достаточно значительную сумму средств.

Правильно заверенный документ действует бессрочно, поэтому теряет юридическую силу исключительно после того, как в оригинал вносятся какие-либо изменения.

Выдача оригинала трудовой книжки на руки работнику для оформления пенсии

Как заверить копию трудовой книжки? Для этого учитываются нюансы:

  • первоначально должны быть отсняты все страницы оригинала, для чего используется стандартное копировальное оборудование, но при этом не допускается наличие нечитаемого текста;
  • не разрешается делать копии на двух сторонах одного листа;
  • верность информации, содержащейся на каждой страницы, подтверждается с помощью печати и подписи руководителя или ответственного лица;
  • отсутствуют какие-либо требования к форме печати, поэтому может использоваться любой штамп компании или печать канцелярии;
  • выдается документ бесплатно, поэтому работодатель не имеет права требовать от сотрудника уплаты какого-либо вознаграждения;
  • создается документация исключительно на основании ранее полученного от работника письменного заявления.

Очень важно знать, как заверить копию трудовой книжки.

Как правильно заверить копию трудовой книжки: образец, нюансы и ошибки

Где должен находиться подлинник трудовой книжки?

Как правильно заверять трудовую

Здравствуйте, дорогие друзья!

Взяла на работе отгул, чтобы поехать в отдел соцзащиты населения. Мне как маме положены некоторые выплаты, но я не о том. В кабинете инспектора наблюдала неприятнейшую ситуацию. Девушка за соседним столом обратилась за получением субсидии на жилье, были собраны документы, все предоставлено, декларации заполнены.

Дело дошло до копии трудовой книжки и выяснилось, что она неправильно заверена. Девушка плакала и просила принять документ, но инспектор был непреклонен. Теперь, если бедняжка не успеет получить правильно заверенную копию, ей придется проходить «ад» очередей снова.

Трудовая книга хранится на предприятии в течение срока работы и не выдается на руки – это факт.

Если человеку необходим кредит, субсидия или оформление документов где фигурирует стаж, нужна правильно заверенная копия.

По опыту работы скажу, процедуру заверения на нашей фирме поручают либо мне, либо менеджеру компании. Давайте разберемся, как правильно запретить документ, чтобы у вас, будущих бухгалтеров, не горели ушки.

От слов, к делу – приступим!

[direct]

Как заверить трудовую книжку — образец

Очень часто возникают ситуации, когда необходимо предоставление трудовой книжки. Это может быть оформление кредита в банке или различных субсидий в соответствующих органах.

Но согласно положений Трудового кодекса РФ, работодатель не имеет права выдавать оригинал трудовой книжки сотруднику до момента увольнения последнего.

Поэтому для предоставления по месту требования оформляется копия или выписка трудовой книжки.

  1. Для получения копии или выписки необходимо подать заявление на имя руководителя предприятия, а при наличии отдела кадров — его начальнику. Такая практика существует в крупных организациях с большим количеством сотрудников. Сотруднику небольшой структуры достаточно ограничиться устным сообщением о необходимости получить копию трудовой книжки. Согласно п.7 Постановления правительства РФ №225 от 16.04.03г., соответствующее должностное лицо выдает такой документ не позднее 3 дней с момента подачи заявления.
  2. Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.
  3. Копия трудовой книжки будет иметь юридическую силу, если она заверена надлежащим способом. На каждую страницу наносится надпись «Копия верна», которая подтверждается подписью уполномоченного лица и печатью. При этом обязательно указываются фамилия и инициалы заверяющего лица. Ксерокопия листа трудовой книжки с последней записью маркируется фразой «Работает по настоящее время» и заверяется аналогично другим страницам. Оттиск печати должен располагаться непосредственно на подписи и частично на тексте, но не на пустом поле бланка. В противном случае копия может быть признана недействительной.
  4. Образец заверения заполненных листов трудовой книжки

  5. Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
  6. Образец заполнения последнего листа копии трудовой

  7. Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Следует очень внимательно отнестись к оформлению дубликата или выписки из трудовой книжки, так как неправильно заверенная копия может быть признана недействительной.

Источник: http://sovetclub.ru/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku-obrazec

Заверение копии трудовой книжки

Предоставление заверенной копии трудовой книжки — обычное условие для выдачи потребительского кредита.

Есть диапазон сумм кредита, когда копия трудовой книжки не требуется, и можно подобрать программу кредитования «по двум документам». Однако более хорошее подтверждение занятости, как правило, обеспечивает более хорошие условия кредитования — по сумме кредита и по выплачиваемому проценту за кредит.

Совет: не надо себе приписывать стаж, если его некуда приписывать. «Новая трудовая» — это еще куда ни шло, разное бывает. Когда в трудовой книжке серии ТК-III расписан уходящий в прошлое стаж, это даже не смешно. Не проще ли в этом случае обойтись БЕЗ трудовой вообще?

Практика показывает, что очень часто трудовая книжка заверяется работодателем неправильно. Причина проста: считается, что бухгалтер или кадровик «сами знают как заверить». Но на проверку часто не знают.

Как правильно заверить?

Необходимо сделать копии всех страниц трудовой книжки, имеющих записи. Желательно, чтобы качество копии было хорошим. Не меняйте масштаб на ксероксе. Не печатайте скан.

На копии трудовой книжки после последней записи, на следующей строке, должна быть сделана запись, содержащая:

  1. номер записи;
  2. текст «работает по настоящее время»;
  3. дату заверения копии трудовой книжки;
  4. должность заверяющего;
  5. фамилию, инициалы заверяющего;
  6. печать.
[direct2]

Ниже каждой страницы копии трудовой книжки должна быть запись:

  1. «копия верна»;
  2. кто заверил (фамилия, инициалы);
  3. должность заверяющего (например: главный бухгалтер);
  4. когда заверил;
  5. подпись заверяющего.

Часто встречающаяся ошибка: печать не захватывает копию и находится в «пустом» месте страницы. Печать должна быть поставлена так, чтобы захватывать копию. Вот так:

Как правильно ставить печать на копии трудовой

Образец заверения трудовой книжки

Образец заверенной трудовой

Выше — образец правильного заверения копии трудовой книжки для предоставления в составе комплекта документов на предоставление кредита.

Обратите внимание, что:

  • заверяющая надпись такая как снизу должна быть на каждой странице копии трудовой книжки;
  • печати и заверяющие надписи «живые», делаются на ксерокопии;
  • печати захватывают ксерокопию.

Источник: http://www.42money.ru/%D0%BA%D1%80%D0%B5%D0%B4%D0%B8%D1%82%D1%8B/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%B7%D0%B0%D0%B2%D0%B5%D1%80%D0%B8%D1%82%D1%8C-%D0%BA%D0%BE%D0%BF%D0%B8%D1%8E-%D1%82%D1%80%D1%83%D0%B4%D0%BE%D0%B2%D0%BE%D0%B9-%D0%BA%D0%BD%D0%B8%D0%B6%D0%BA%D0%B8/

Как правильно заверить копию трудовой книжки для получения кредита?

Заверяем трудовую книжку

Иногда банку для одобрения кредита, оформления ссуды или ипотеки, наряду с остальными документами, требуется заверенная копия трудовой книжки. Когда она у человека на руках, это затруднений не вызывает. Но что делать работнику для получения заверенной копии этой книжки, если она лежит у работодателя?

Если книжка на руках, надо только обратиться в нотариальное бюро, чтобы там заверили ее копию. Требуется приготовить для процедуры нотариального заверения паспорт или другой документ, который подтверждает вашу личность. Когда таких документов нет, вы можете использовать доверенность.

Когда все правила соблюдены (установлена личность, соблюдены требования, выдвигаемые законом к заверяемой документации), нотариус ксерокопирует трудовую книжку и заверяет ее в соответствии с установленным образцом. В среднем вся эта процедура занимает полчаса.

При наличии трудовых отношений, которые оформлены согласно ТКРФ, трудовая книжка обязана храниться в организации-работодателе. Потому для получения копии надо обратиться к кадровикам или непосредственно руководителю.

Следует написать заявление на имя директора по поводу получения заверенной копии книжки для предоставления ее в банк. Надо учитывать, что на осуществление процедуры у кадровика есть 3 рабочих дня.

Отдел кадров выдаст вам заверенную копию книжки. Удостоверьтесь, что в копии содержатся все обязательные реквизиты. Внизу страницы на каждом листе должны наличествовать:

  1. фраза «Копия верна»;
  2. печать организации-работодателя;
  3. ФИО, должность и подпись лица, которое уполномочено заверять копию книжки;
  4. дата заверения.

Последняя страница, помимо вышеперечисленных записей, должна обязательно содержать следующее:

  • запись «Работает по настоящий момент в должности…»;
  • ФИО заверителя, его должность, подпись, дата, печать.

Такая копия действует месяц со дня заверения. Если работник увольняется или в трудовой книжке появляются дополнительные записи, документ утрачивает силу.

Источник: http://burocreditov.ru/publikacii/view.php?id=39

Источник: https://buhgalterov.ru/dokument/kak-zaverit-kopiyu-trudovoy-knizhki.html

Как заверить копию трудовой книжки по новым правилам с 1 июля 2018 года и как это было раньше

Где должен находиться подлинник трудовой книжки?

В настоящее время одним из ведущих регистров, в каком происходит фиксация даты поступления на работу и увольнения сотрудника, считается его трудовая.

Этот документ относится к категории БСО, его нужно хранить в специальном защищенном месте в компании-работодателя. Однако периодически работающие обращаются с запросами на получение копии.

Поэтому требуется знать, как заверить трудовую книжку по новым правилам в 2018 году.

Основные правила заверения трудовой книжки

При составлении копии и ее заверении надо руководствоваться порядком который был установлен действующими нормативами.

Основанием для выдачи копии трудовой является поданное сотрудником заявление в письменном виде. Исключение составляют только предприятия, отнесенные к малому бизнесу.

Им дано право выдавать копии этого документа по устному заявлению работника. Однако, для избежания проблем в будущем рекомендуется все же получать предварительно у сотрудника заявление.

Копировать необходимо все развороты, на которых есть записи. Делать копии надо с начального листа, где размещается информация о работающем, а заканчивать листом, на каком присутствует запись о текущем на данный момент приеме на работу.

Копии скрепляются и на завершающей странице ставятся отметки «Верно». При этом снятые копии нужно сшить и скрепить подписью и печатью с указанием количества листов. После этого ответственное лицо указывает свою должность ставит подпись и делает ее расшифровку.

Далее указывается следующий по очередности номер записи, записывается текущая дата. Затем фиксируется следующая фраза: «Продолжает работать по настоящее время».

Подписать эту запись должен отдел кадров, при его отсутствии — главный бухгалтер или директор. При использовании печати – она должна присутствовать здесь.

Важно! Копия трудовой должна быть выдана сотруднику не позднее трех дней с момента поступления просьбы от него. Отдавать трудовую на руки сотруднику не следует, так как на весь этот период ответственность за сохранность бланка возлагается на руководство компании.

Новые правила заверения трудовых книжек с 1 июля 2018 года

Все выше перечисленные правила также существовали и до вступления ГОСТ Р 7.0.97-2016. Новый определяющий акт установил обязанность работодателя при заверении трудовой обязательно делать еще одну запись на последнем листе.

Такой порядок в текущее время является рекомендованным, то есть компания может применять его или использовать старую методику.

Однако, рекомендованный характер имеет ограничение по времени. Законодательством закреплено, что с 01 июля 2018 года все работодатели, как юрлица так и ИП, должны применять новый ГОСТ в строгом соответствии.

Главное отличие новых правил заключается в том, что теперь необходимо обязательно при заверении трудовой указывать, где хранится этот документ. Можно делать следующую отметку: «Подлинник трудовой хранится в сейфе отдела кадров [наименование работодателя]».

Внимание! Отсутствие данной записи приведет к тому, что копию трудовой не примут по месту запроса, и ее нужно будет делать заново, но уже по действующим правилам.

Чаще встречающимся органом, который запрашивает у гражданина предоставление копии своей трудовой, является банк, например, Сбербанк или иное кредитное учреждение.

Они чаще всего делают это при следующей необходимости:

  • Подтвердить, что у потенциального заемщика есть источник дохода, и он сможет вернуть кредит;
  • Если платежи по кредиту не будут поступать вовремя, то по решению суда необходимую сумму могут снимать с его зарплаты;
  • Для подтверждения сведений, которые были указаны в анкете;
  • Определить степень постоянства работы — клиенты, которые редко меняют своих работодателей, вызывают большее доверие у банков;
  • Определить причины увольнения — в случае расторжения договора по «плохим» причинам (прогулы, нарушение дисциплины и т. д.) банк может отказать в выдаче кредита.

Второй по популярности организацией, которая запрашивает трудовую, является отдел ОФМС при выдаче загранпаспорта. Сюда необходимо предоставлять заверенную копию трудовой, хотя основное значение имеют только места работы за последние 10 лет.

Несмотря на то, что приказ МВД отменил необходимость предоставления документа, многие отделы все равно продолжают его запрашивать. Незаконность этого решения можно будет оспорить только через суд.

Иногда копия трудовой необходима для получения визы на въезд в государство.

Иногда копию документа запрашивает кадровая служба компании, в которую осуществляется трудоустройство. Это особенно актуально, если поиск работы производится без прекращения действия договора на старом месте, а возможность показать подлинник отсутствует.

Благодаря копии новый работодатель сможет оценить предыдущие места работы и должности, как часто происходила смена работы, по какой причине проводились увольнения и т.д.

Образец заверения трудовой книжки

До 1 июля действует еще старый порядок по заверению копий этих бланков. Поэтому, не будет считаться ошибкой, если ответственное лицо выполнить процедуру без нововведений.

Рассмотрим образец заверения трудовой книжки, действующий до 1 июля 2018 года:

КОПИЯ
№ записиДатаСведения о приеме на работу, переводу на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона)Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
ЧислоМесяцГод
1234
Общество с ограниченной ответственностью «Тюльпан» (ООО «Тюльпан»)
1019022018Принят на должность инженера по безопасности

Источник: https://buhproffi.ru/kadry/kak-zaverit-trudovuyu-knizhku.html

Где должны храниться трудовые книжки работников и кто несет ответственность за них

Где должен находиться подлинник трудовой книжки?

Трудовая книжка – это документ, содержащий информацию о трудовой деятельности и стаже работника. Она необходима для официального трудоустройства и оформляется, если сотрудник проработал на предприятии свыше 5 дней. В трудовую книжку вносятся сведения о работодателе, работнике, занимаемой им должности, наградах, переводах и увольнениях.

Трудовая книжка существует в России с 1939 года. При этом форма ее несколько раз изменялась и в данный момент используется трудовая книжка образца 2004 года, форма которой утверждена Правительством РФ.

К работодателю, оформляющему трудовую книжку, предъявляется несколько требований. Важно, чтобы он имел форму юридического лица и выступал в качестве основного места работы гражданина.

Место хранения трудовой книжки у работодателя

Несгораемый сейф – это место, где должны храниться трудовые книжки работников. Если подобная возможность отсутствует, то работодателем должен использоваться надежный шкаф с возможностью его закрытия на ключ.

В особом месте должны храниться не только заполненные трудовые книжки, но и пустые бланки, вкладыши. Они могут выдаваться уполномоченным лицом только на основании заявления.

Оно составляется в произвольной форме либо в соответствии с образцом, установленным Правилами внутреннего трудового распорядка на предприятии.

Правила ведения и хранения трудовых книжек предусматривают обязанность ответственного кадрового специалиста представлять отчетные документы в отдел бухгалтерии. Отчеты содержат сведения:

  • О количестве неиспользованных бланков, содержащихся на хранении у работодателя;
  • О денежных средствах, выплаченных за их покупку или оформление (в т.ч. вкладышей).

Счет, включающий информацию о суммах, составляется в свободной форме с приложением чеков, квитанций или иных документов, свидетельствующих об оплате.

Сроки хранения трудовых книжек на предприятии

Срок хранения трудовых книжек, не полученных работниками при расторжении с ними трудовых договоров (например, в случае их отказа от получения), составляет 50 лет. Все внесенные в документ записи в течение этого периода будут являться действительными. Если работник обратиться к прежнему работодателю с просьбой о выдаче трудовой книжки, он получит актуальный документ.

Внимание! Вне зависимости от того, сколько хранится трудовая книжка, она будет являться основанием для начисления пенсии. Единственное условие – её правильное оформление.

Важным моментом является хранение журнала, содержащего сведения о трудовых книжках. Если оформляется новый журнал, то прежний также хранится в архиве работодателя 50 лет. Это позволит при необходимости восстановить прежние записи и найти трудовую книжку бывшего сотрудника.

Период хранения трудовой книжки зависит от срока работы её владельца. По общему правилу, документ находится на хранении у работодателя, пока сотрудник выполняет трудовую функцию. Исключением является работа на основании гражданско-правового договора или работа по совместительству.

Хранение трудовой книжки ответственным лицом

Порядок ведения и хранения трудовых книжек предусматривает назначение одного или нескольких кадровых специалистов, уполномоченных работать с этими документами. На практике небольших предприятий на эту должность назначаются работники из других отделов. Работодатель самостоятельно выбирает ответственное лицо, после чего издает Приказ о его назначении.

В таблице указанны штрафы за нарушение правил ведения, учета и хранения трудовых книжек

Ответственное лицоРазмер штрафа
Должностное лицо или предпринимательот 1 тыс. до 5 тыс. руб.
Юридическое лицоот 30 тыс. до 50 тыс. руб
Предприниматель или юрлицоприостановление деятельности на срок до 90 дней

Если меняется сотрудник, отвечающий за хранение трудовых книжек, то составляется передаточный акт. Его содержание:

  • Количество оформленных трудовых книжек;
  • Перечень владельцев бланков;
  • Реквизиты документов;
  • Подпись бывшего уполномоченного сотрудника и принявшего работника.

Если в сейфе отсутствуют трудовые книжки, которые должны находиться на хранении, составляется отдельный акт.

Про ведение трудовых книжек подробно рассказано в ролике

Передача трудовой книжки может производиться только после подписания Приказа об ответственности. Назначенное ответственное лицо регулярно отчитывается перед работодателем по вопросам хранения трудовых книжек, если произошли изменения.

Выдача трудовой книжки на руки работнику допускается только при его увольнении. В других случаях оформляется выписка или выдается копия, заверенная подписью ответственного лица.

Источник: https://otdelkadrov.online/5097-pravila-vedeniya-hraneniya-trudovyh-knizhek-v-sootvetstvii-s-zakonodatelstvom

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.