+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

Содержание

Как правильно заполнить трудовую книжку – пошаговая инструкция

Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

Трудовая книжка сохраняет в себе всю информацию о трудовой деятельности работника и используется для определения длительности его стажа. Действующие в настоящее время формы трудовой книжки и вкладыша установлены в Пост.

№ 225 от 16 апреля 2003 г. Как правильно заполнить трудовую книжку, указано в Пост. № 69 от 10 октября 2003 г.

Данные постановления содержат расхождения по некоторым вопросам, что требует обращения к Трудовому Кодексу и еще более затрудняет оформление трудовой книжки.

Это особенно верно в отношении частных предпринимателей, вынужденных брать на себя обязанность по ведению кадрового учета.

Малейшее отклонение от стандартов заполнения трудовой книжки ведет к недействительности внесенных сведений, как и различные ошибки, допущенные в самих записях.

Для устранения последствий в соответствующие графы вносятся исправления строго по установленному образцу. В исключительных случаях работнику выдается дубликат.

Когда открывается

Каждая трудовая книжка имеет собственный номер, выдается работнику на всю жизнь и не подлежит замене за исключением некоторых случаев.

Если у недавно принятого на работу сотрудника этот документ отсутствует, необходимо открыть ему новый.

В случае если таковой был, но по каким-либо причинам не может быть предоставлен, данная информация отражается в акте, который заверяется подписями: лица, выдающего новую трудовую книжку, работника и свидетеля.

Документ заводится на сотрудника, проработавшего в компании не менее шести дней, и должен быть оформлен в течение недели со дня его трудоустройства. Данная процедура производится в присутствии работника, из чьей заработной платы впоследствии удерживается стоимость бланка.

Трудовая книжка, образец заполнения при приеме на работу:

Как заполнять

Все записи в трудовую книжку заносятся должностным лицом организации, уполномоченным на это приказом руководителя, чаще всего — работником отдела кадров.

В случае его отсутствия это может быть бухгалтер или директор предприятия. Документ подлежит регистрации в книге учета и хранится у работодателя вплоть до увольнения сотрудника или его перевода на другое место работы.

При необходимости работнику выдается выписка из книжки по месту требования.

Выписка из трудовой книжки — образец заполнения:

Записи ведутся разборчивым почерком, все слова приводятся в полном варианте, без каких-либо сокращений. Числовое выражение дат, характеристик и других сведений указывается только в арабских цифрах. Также нельзя записывать название месяца прописью.

Правильный формат заполнения даты: 05.03.2019. Допустимо использовать шариковые, гелевые и перьевые ручки. Содержащиеся в них паста, гель и чернила должны обладать повышенной устойчивостью к воздействию воды и ультрафиолетовых лучей.

Оптимальными являются синий, темно-фиолетовый и черный оттенки красящего пигмента.

Документы

Для заполнения трудовой книжки требуются:

  • паспорт сотрудника (или другой документ, удостоверяющий личность);
  • диплом об образовании;
  • журнал учета трудовых книжек;
  • свидетельство ИП или Устав организации;
  • гербовая печать.

Подробно как заполнить титульный лист трудовой книжки смотрите в ролике

Трудовая книжка разделена на три части:

  1. Титульный лист, содержащий сведения о владельце документа.
  2. Сведения о работе, включающие в себя наименование предприятий, на которых осуществлялась трудовая деятельность и длительность таковой.
  3. Раздел о награждениях.

Учтите, что правила заполнения трудовых книжек обязывают вносить коррективы в случае возможного изменения:

  • названия компании (вкл. правовую форму);
  • типа печати (использование разных в одной книжке – недопустимо!).

Титульный лист

На первой странице трудовой книжки нужно указать всю информацию о работнике, руководствуясь предоставленными им документами. Она должна содержать:

  • Ф И О владельца;
  • дату рождения (в числовом выражении);
  • уровень образования (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, указанной в дипломе;
  • дату открытия трудовой книжки;
  • подпись сотрудника;
  • подпись лица, заполнявшего документ;
  • гербовую печать организации.

Титульный лист трудовой книжки, образец заполнения 2019:

Сведения о работе

Каждая страница среднего и наиболее обширного раздела состоит из четырех граф, содержащих:

  1. Порядковый номер записи (начиная с № 1 и далее).
  2. Дату приема на работу и других событий.
  3. Саму запись, представляющую собой сведения об организации (ее полное и сокращенное название), наименование должности (с указанием квалификации) и подразделения. Помимо факта принятия на работу, здесь фиксируются также случаи перевода на другую должность и увольнения. Сведения об этом должны быть внесены в графу в течение 7 дней со дня выхода приказа, за исключением записи об увольнении, которая составляется непосредственно в день его совершения.
  4. Документальное подтверждение записи — наименование приказа, дата его выпуска и номер (именно в этом порядке).

Подробно как делать записи о работе в трудовой книжке смотрите в видео

Раздел, содержащий сведения о работе, может включать в себя и дополнительную информацию:

  1. По желанию работника в него вносятся сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании документов, предоставленных другим предприятием, на котором работник устроен на совмещенную должность. При этом используются те же принципы заполнения графы, что и при внесении сведений об основной работе. Трудовая книжка должна храниться у служащего отдела кадров по месту основной работы, который единственный вправе вносить в нее какую-либо информацию.
  2. Приобретение второй профессии, получение разряда, повышение квалификации также отражаются в данном разделе.
  3. Если имеет место переименование предприятия, делается соответствующая запись с указанием документа, послужившего основанием для этого. Данная информация сможет объяснить расхождение в печатях, поставленных при трудоустройстве и увольнении сотрудника. Те же действия выполняются при переименовании должности.
  4. В случае реорганизации предприятия в разделе отмечается увольнение работника с последующим его приемом в новую компанию.

Образец заполнения трудовой книжки при ликвидации ООО:

Примеры

А. С. Копачева поступила на должность юрисконсульта в ОАО «Авелан» 27 февраля 2016 г. 12 августа 2016 г. она была переведена на должность старшего юрисконсульта. Данный факт был отражен в разделе «Сведения о работе».

№ записи Дата: Число Месяц Год Сведения о приеме на работу,.. Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
1234
Открытое акционерное общество «Авелан»
427 02 2016Принята на работу на должность юрисконсультаПриказ № 7/К от 27.02.2016 г.
12 08 2016Переведена на должность старшего юрисконсульта

Источник: https://otdelkadrov.online/4935-osnovnye-pravila-obrazets-zapolneniya-trudovoi-knizhki-v-year-godu

Правила заполнения трудовых книжек

Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

ТК — по закону это (ст.66 ТК РФ), персональный документ, отражающий качество работы и информацию о работе человека, а также его профессиональный стаж. Книжку создает первый официальный работодатель.

За правильное ведение трудовой книжки отвечает наниматель.

Ведение трудовых документов для компании или частного предпринимателя является обязательным, только молодые специалисты без какого-либо опыта работы вообще могут быть приняты без трудовой книжки, а также люди, которые трудятся по совместительству.

Зачем нужна трудовая книжка, ее приобретение и оформление

В обороте существуют типы документов от 2004, 2003, 1973, 1938 годов. Все данные образцы действительны и в замене не нуждаются.

Функции, выполняемые трудовой книжкой, следующие:

  • Из нее можно узнать о причинах увольнения сотрудника с предыдущих мест работы, о награждениях, о стаже
  • Трудовая книжка требуется для расчета пенсии

Работодатель должен предоставить сотруднику трудовую книжку, если он нанимается впервые после окончания ВУЗа или иного учебного заведения.

Работник должен обратиться в отдел кадров с просьбой завести ему трудовую книжку в письменном виде.

При оформлении трудовой книжки молодой специалист должен присутствовать лично, а оформить ее обязаны в первые пять дней работы сотрудника. Плата за создание ТК взимается с работника (п.47 правил оформления), но не всегда:

  • ТК оформили неверно;
  • ТК потеряли;
  • Потеряли множество ТК из-за чрезвычайного происшествия;

Во всех этих случаях расходы на чистый бланк трудовой книжки берет на себя работодатель.

Иногда возникает ситуация, что у нанимаемого работника есть опыт работы, но трудовая книжка потеряна или отсутствует по какой-то другой причине. Сотруднику отделом кадров предприятия оформляется новая ТК, в которую вписывается:

  • Подтверждённый рабочий стаж;
  • Поощрения и благодарности из старой ТК;

Приобретение чистых трудовых книжек — исключительно задача нанимателя, они покупаются в зависимости от количества нанимаемых лиц, которые устраиваются в компанию с отсутствующей книжкой. Бланки ТК может продавать только официальный продавец («ГОЗНАК»), закупка трудовых у иных лиц не предусмотрено трудовым кодекса и является его нарушением, за которое работодатель понесет ответственность ( 5.27 КоАП). В этой статье мы рассказываем про бухгалтерскую отчетность малого предприятия.

Учет трудовых документов

Обязательства за правильное сохранение трудовых документов полностью ложатся на плечи нанимателя — это регулируется в законе (VI раздел правил Правительства РФ от 2003 года). В современной практике существуют два документа, предназначенные для контроля за трудовыми книжками:

  • Журнал учета трудовых книжек. Ведет отдел кадров компании, в него записываются дата принятия работника, анкетные данные, должность, номер приказа о назначении, реквизиты ТК.
  • Книга приходно-расходная. Ведет бухгалтерия предприятия. В этой книге отражаются все операции по покупке бланков трудовых книжек и вкладышей в них, заносятся реквизиты.

Страницы в вышеуказанных документах имеют порядковый номер, прошнурованы, имеют пломбу, печать и подпись руководителя организации. Подробно о ведении данных документов можно узнать в пункте 41 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

Ведение и хранение трудовых книжек работников

Чтобы назначить лицо, под ответственностью которого будет оформление и ведение трудовых книжек, личных карточек сотрудников, руководитель компании пишет приказ в свободной форме — это узаконено в п.

45 правил Правительства РФ от 2003 года №225.

На большом предприятии оформляет трудовые обычно в отделе кадров, если же отдел кадров в компании отсутствует, то трудовые книжки и прочие документы могут быть под ответственностью бухгалтерии, отдела делопроизводства, секретариата.

Чтобы изменить подчиненного, ответственного за ведение трудовых книжек, следует заключить соглашение приема-передачи. В соглашение вписываются личные данные собственников книжек, количество передаваемых документов. Без подписей сдавшего и принявшего дела, акт считается недействительным.

Хранить трудовые книжки важно в месте, недоступном для третьих лиц. Чаще всего трудовые документы хранят в запирающемся шкафу или сейфе, если правила хранения нарушены, т.е.

документы могут быть подвержены порче в месте хранения, на предприятие могут быть наложены штрафные санкции. Срок хранения трудовых книжек — до увольнения работника.

Срок хранения трудовых документов регламентируется перечнем типовых документов (п. 664, 686 и 695 Перечня):

  • Приходно-расходная книга по учету бланков ТК- 5 лет;
  • Книга учета движения ТК– 75 лет;
  • Невостребованные трудовые книжки – 75 лет;

Инструкция по ведению трудовых книжек

Заполнение новой (пустой) трудовой книжки:

  1. Записи производятся только при помощи шариковойгелевойперьевой авторучки чёрногосинегофиолетового цвета.
  2. Все записи делаются на основании приказа, в трудовую вносится его номер.
  3. Все записи производятся без сокращений и имеют свой номер в пределах раздела.
  4. Использование римских цифр неприемлемо, все даты вписываются арабскими числами.

Заполнение титульного листа трудовой книжки (проверка правильности заполненного)

  • ФИО по паспорту (не сокращаем)
  • Дата рождения. Месяц прописью, число и год — цифрой: 5 декабря 1975 года
  • Образование («высшее профессиональное», «среднее профессиональное»)
  • В именительном падеже специальность («юрист», «учитель»)
  • Дата заполнения (в течение 5 дней после приема на работу)
  • Подпись и ее расшифровка, а также подпись (расшифровка) собственника ТК
  • Печать компании

Сведения о приеме на работу (проверяем правильность заполненного)

Внимание! Перед записью важно поставить печать предприятия и дублировать прописью его реквизиты.

  • Порядковый номер записи
  • Дата приема сотрудника
  • «Принят (а) в (название отдела) на должность (наименование)»
  • Приказ, его номер

Во время увольнения во второй строке записывается дата (последний рабочий день работника), в третьей — повод расторжения рабочих отношений и отсылка к соответствующей статье ТК.

Работа по совместительству и трудовая книжка

Информации о трудовой деятельности по совместительству может быть занесена в ТК в отделе кадров основной компании-нанимателя. Запись о совместительстве не обязательна по закону и производится лишь по личной инициативе владельца документа (ст.66 ТК).

Гражданину необходимо предоставить прошение в письменном виде с желанием сделать запись в ТК в кадровую службу основной компании-нанимателя, а также приложить заверенную копию трудового соглашения с росписью директора из компании, где трудится в качестве совместителя.

Если поменялись данные собственника ТК

Личная информация в ТК подлежат корректировке, если у работника изменилась анкетная информация. Как происходит смена фамилии в трудовой книжке? Данные, которые изменились, вносятся в ТК при подтверждении соответствующими документами.

Если сотрудница изменила фамилию в связи с замужеством, то подтверждающим документом должно выступить свидетельство о браке. Корректировка информации выполняется путем зачеркивания старой информации и вписывании новой.

С внутренней стороны обложки ставится печать и подписывается руководитель отдела кадров.

Как правильно заверить трудовую книжку?

Кадровая служба компании может заверить копию трудового документа. Для этого требуется сделать копии всех, содержащих записи страниц. По месту работы на них поставят печать, текущую дату и надпись: «Копия верна».

Также свою подпись поставит ответственное лицо организации и отметит на копии, что вы работает в компании в настоящее время.

Заверенную таким образом копию принимают любые организации, как подтверждение постоянного места работы.

Работа без трудовой книжки, неправильные записи

Если сотрудник работает без трудовой книжки и с ним не заключен трудовой договор, то он не устроен официально.

Большое количество нанимателей действуют, пренебрегая законодательством и выдавая заработную плату «в конверте», это позволяют им существенно экономить на налоговых отчислениях.

За такую «экономию» работодатель может быть арестован Федеральной налоговой службой с целью проведения проверки и наложения санкций вплоть до уголовного наказания.

Отказ организации от ведения трудовых книжек или некорректное их ведение является нарушением трудового законодательства, за которое существует штраф в размере от 1000 до 5000 рублей для должностных лиц и порядка 50000 для юридических (Постановление ФАС МО от 26.10.2006 N КА-А40/10220-06).

Также контролерами может быть остановлена деятельность компании на срок до 90 суток.

Если наниматель несвоевременно исправляет неправильные записи в трудовой, то он должен возместить работнику ущерб, который равняется периоду, в течение которого сотрудник не мог вести трудовую деятельность.

Сведения о награждениях

Подводя итоги, добавим, что, безусловно, трудовая книжка – документ важный, подлежащий строгой отчетности, но последние десятилетие вокруг него упорно витают слухи о предполагаемой отмене.

С какой целью? Даже видные ученые в сфере права затрудняются ответить на этот вопрос. Сторонниками отмены считается, что трудовая книжка — пережиток советского прошлого, атавизм. Но вместо ТК, они ничего предложить не могут.

Следовательно, на данном этапе развития трудовых отношении между сотрудниками и работодателем, этот документ необходим.

Как оформляется отпуск и как начисляются декретные для беременных сотрудниц?

Тонкости ведения кассовых операций с подробными правилами здесь.

Что нужно для открытия кафе: http://svoy-business.com/nachalo-deyatelnosti/vidyi-biznesa/kak-otkryit-kafe-s-nulya.html

Источник: http://svoy-business.com/personal/rabota-s-personalom/pravila-oformleniya-trudovyih-knizhek.html

Правила заполнения трудовой книжки

Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

Заполнение трудовых книжек в 2019 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко написанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся.

Текст должен быть написан аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами.

На всякий случай напомним, какие документы работник должен вам предоставить при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая не указана в списке, хоть это и обязательный документ, но мы про него и пишем. Образец оформления трудовой книжки 2019 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. Здесь нужно сказать пару слов.

В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников будет возложена ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (подробнее см. пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225).

Кто это будет — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек был назначен приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним.

Еще нюанс: целесообразнее назначить двух работников на это направление, потому что если работник один, он может и заболеть и в отпуск уйти, а второй как раз его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном для этого месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения, владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2019 года выглядит так:

А как же быть в ситуациях, когда работник меняет свои персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице мы аккуратно зачеркиваем (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой аккуратно пишем новые сведения.

Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2019 году в данном случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2019 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.

, при увольнении записи вносятся, как правило, в последний рабочий день, см. пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил).

Каждой записи соответствует свой порядковый номер. Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Правила заполнения трудовой книжки (2019)

Порядок внесения информации в этот раздел следующий:

  1. В графу «Сведения о работе» (по сути она третья) вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (согласно приказу или фактическому допуску к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в данном случае, можно посмотреть ниже.

Как внести запись об увольнении

Согласно приказу нанимателя, в трудовую вносится запись (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по данному основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то ссылка на статью поменяется, запись будет следующего содержания: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть).

В знак ознакомления с записью работник также ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными.

После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2019) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

Профессиональные заслуги сотрудника, награды и поощрения за хороший труд также вносятся в трудовую книжку (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки можно посмотреть выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225. Выглядит он вот так:

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он должен быть вшит (прямо нитками, каким образом — неважно, важно чтобы был прикреплен);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, образец, как заполнить трудовую книжку РК (2019), можно смотреть в нашем тексте.

Источник: https://clubtk.ru/pravila-zapolneniya-trudovoy-knizhki

Как правильно заполнить трудовую книжку: ведение, учет, хранение, исправление ошибок

Как правильно заполнить трудовую книжку и хранить её

Трудовая книжка — важный инструмент учета трудового стажа

Трудовая книжка используется в качестве основного документа, на основании которого можно в хронологическом порядке восстановить весь период трудовой деятельности человека. В дальнейшем трудовая книжка служит основным документом, на основании которого выполняется оформление пенсии.

Начинается ведение такого документа с начала трудовой деятельности, и в дальнейшем продолжается до наступления пенсионного возраста гражданина. Поэтому о том, как правильно заполнить трудовую книжку, полезно знать не только специалисту отдела кадров, но и самому владельцу документа.

Чем регулируется и когда открывается

Ведение трудовой книжки начинается с момента первого трудоустройства гражданина и на законодательном уровне регулируется Трудовым кодексом (общие нормы), КоАП (ответственность за невыполнение норм законодательства), постановлениями правительства и Минтруда (детализированные инструктивные материалы). Отдельные уточняющие нормы также разъясняются инструктивными письмами компетентных ведомств.

Функция ведения трудовых книжек возлагается на кадровых работников предприятия, либо же на индивидуального предпринимателя лично. Когда заполнение осуществляется впервые, потребуется внести основные записи на первую страницу.

Они включают:

  1. ФИО работника. Здесь все данные должны вноситься в четком соответствии с теми, что обозначены в паспорте гражданина.
  2. Дату рождения работника. Пишется арабскими цифрами без сокращений.
  3. Образование. Необходимо полностью прописью обозначить, какое образование имеет работник на момент составления документа (например, «среднее профессиональное», «неполное высшее»).
  4. Специальность. Здесь требуется полностью в именительном падеже обозначить, какую специальность имеет работник (например, «экономист», «бухгалтер», «техник-технолог», «инженер-механик»).
  5. Дату заполнения. Пишется полностью арабскими цифрами без сокращения. Должна заканчиваться не позднее 5 рабочих дней от момента, когда оформлен приказ, подтверждающий трудоустройство молодого гражданина.
  6. Подпись должностного лица, за которой следует ее расшифровка, печать организации.

Помните, в дальнейшем трудовая книжка сопровождает сотрудника по всем местам работы, поэтому изначально все внесенные записи должны четко соответствовать определенным графам.

После открытия трудовой книжки необходимо сделать первую запись, касающуюся трудоустройства молодого сотрудника.

Кто ведет, учитывает и хранит

Учет трудовых книжек на предприятии

Правилами ведения трудовых книжек зафиксировано, что эта обязанность возлагается на руководителя. На практике же руководитель единолично (особенно на крупных предприятиях) может попросту не справиться с этой функцией.

Поэтому, приказом по предприятию назначается уполномоченное лицо (подразделение), отвечающее за ведение трудовых книжек. Это может быть работник кадрового, либо бухгалтерского подразделения.

В обязанности такого сотрудника входит:

  • ведение (своевременное внесение необходимых записей) трудовых книжек;
  • учет всех имеющихся трудовых книжек;
  • хранение документов такого типа (осуществляется до момента увольнения сотрудника по законодательству).

Помните, чтобы уполномоченный по ведению трудовых книжек работник нес полную ответственность в случае утери или повреждения по его вине таких документов, это обязательство должно быть внесено в его должностную инструкцию.

Нужно учитывать, что ответственность за утерю трудовой книжки сегодня достаточно внушительная. Так, если будет доказано, что это произошло по вине уполномоченного лица (кадрового работника) ему, кроме дисциплинарного взыскания, может грозить административный штраф в размере до 5000 рублей.

Если же будет доказана вина руководителя, тогда последнему предстоит выплатить административное взыскание в размере до 50000 рублей, либо деятельность его фирмы могут остановить сроком до 3 месяцев.

Как правильно заполнить

Теперь же, когда трудовая книжка открыта, ее первый лист с личной информацией о новом сотруднике заполнен, самое время начинать дальнейшее заполнение этого документа. Прежде всего в разделе записей о приеме на работу в самом верху необходимо проставить прямоугольный штамп предприятия (фирмы) где присутствуют его реквизиты. Если такого штампа нет – можно сделать запись от руки.

После этого сразу под штампом следует заполнить все имеющиеся графы в такой последовательности:

  1. В первой графе проставляется порядковый номер записи. Здесь нужно понимать, что делать это необходимо не напротив штампа, а именно там, где будет выполняться первая запись.
  2. Вторая графа предназначена для обозначения даты записи. Выполняется арабскими цифрами и должна соответствовать дате события, которое стало основанием для осуществления такой записи. Нужно понимать, что тут пишется дата регистрации приказа (распоряжения), а не тот день, когда вы решили внести запись в этот документ.
  3. Третья графа служит для отображения данных о непосредственном действии, которое произошло. Здесь пишутся сведения, отвечающие принятым приказам (первичный прием, увольнение, либо же перевод, перемещение). Сокращать записи запрещено. В конце каждой записи должны стоять должность, подпись уполномоченного лица, которое выполняло соответствующую запись, и ее расшифровка. Подпись кадровика (руководителя) заверяется печатью организации.
  4. В четвертой графе обозначается основание, по которому были сделаны записи. Как правило, сюда пишут название документа (приказ, решение, распоряжение), дальше идет дата его регистрации, номер.

Помните, записи в трудовой книжке обязаны обеспечить однозначную трактовку действий, которые произошли с работником во время его трудовой деятельности, а также четко описывать, в каких документах предприятия этому можно найти подтверждение.

Если же трудовую книжку ведет индивидуальный предприниматель, то оформлять ее на себя ему не нужно – его трудовой стаж учитывается налоговой службой после постановки на соответствующий учет. Для своих же работников он обязан вести и хранить такие документы установленным порядком.

Как изменить данные на титульном листе

Изменение данных на титульном листе трудовой книжки

Время на месте не стоит, люди получают образование, осваивают новые специальности, выходят замуж, меняют фамилии. И такие действия требуют своевременных изменений во все типы документов, которые подтверждают личность гражданина. И трудовая книжка не исключение.

Законодатель предусмотрел последовательность действий, которую необходимо выполнить, чтобы внести изменение в трудовую книжку. Для этого старая запись аккуратно перечеркивается одной горизонтальной линией, а поверх нее (либо рядышком, желательно немного выше) пишется новая – правильная.

При этом следует учитывать, внести изменения можно исключительно, когда присутствуют такие документы:

  • обновлённое свидетельство о рождении;
  • новый паспорт;
  • документ, подтверждающий вступление в брак либо прекращение брачных уз;
  • свидетельства, на основании которых выполнено изменение личных данных человека;
  • дипломы об образовании.

Помните, после любой исправлений записи на внутренней обложке трудовой книжки необходимо внести основание, из-за которого сделана такая запись. В обязательном порядке заверяется подписью уполномоченного лица, печатью организации.

Стоит обозначить, что при внесении данных об образовании и специальности не обязательно зачеркивать уже имеющееся (особенно если работник усовершенствовал свои навыки и получил новые знания).

Такие записи делаются в пустых строках, либо сразу после уже имеющихся. В то же время нормативные документы четко не предусматривают необходимости внесения сведений об образовании на внутреннюю обложку трудовой книжки.

Как быть если при заполнении допущена ошибка

Человеку свойственно ошибаться. И если учесть, что трудовая книжка заполняется от руки, вероятность ошибки при ее оформлении очень высокая. Особенно на больших предприятиях, где присутствует огромное количество работников различных специальностей.

На этот случай законодатель также предусмотрел порядок действий, которым должен руководствоваться уполномоченный сотрудник, если случайно внес данные, не соответствующие действительности.

Здесь необходимо учитывать такие основные нюансы:

  1. Зачеркивать записи в разделе «Сведения о работе», а именно здесь больше всего фиксируется ошибок, категорически запрещается. Чтобы исправить неправдивую информацию необходимо выполнить новую запись с последующим порядковым номером. Здесь указывается правильная дата, в третьей графе пишется, что предыдущая запись признается недействительной. В последней графе дублируется номер соответствующего распорядительного документа.
  2. Вносить исправления в трудовые книжки имеет право старый и новый работодатели. Для этого необходимо иметь копии необходимых документов, по которым вносятся правильные данные (чтобы не ошибиться еще раз).
  3. Если необходимо исправить запись за организацию, которая была ликвидирована, сделать это имеет право правопреемник и только в том случае, когда присутствует копия соответствующего распорядительного документа.

Помните, если неправильно вносить исправления в трудовую книжку, такой документ может в будущем признаваться незаконным. И если такое произойдет, то для подтверждения трудового стажа вам придется полностью восстанавливать все записи в дубликате трудовой книжки.

Не стоит забывать, во избежание неточностей во время увольнения сотрудника все имеющиеся записи в трудовой книжке должны быть перепроверены на предмет наличия подписей работодателя и подкреплены дополнительной подписью самого сотрудника. Это позволяет снизить риск выявления неточностей в будущем.

Когда оформляется дубликат

Восстановление трудовой книжки

Потеря трудовой книжки явление не частое, но также случается. Восстановить потерянную трудовую книжку возможно при таких обстоятельствах:

  1. Документ был потерян. Этот случай предполагает, что трудовая книжка была потеряна самим работником в перерывах между трудоустройством. Нужно обозначить, если документ был утерян из-за неправильных или неправомерных действий уполномоченного оформлять трудовые книжки работника, последнего может ожидать дисциплинарная, либо административная ответственность (может две одновременно). Работник обязан сразу сообщить о потере своему работодателю, в обязанности которого входит на протяжении 15-дневного срока обеспечить оформление дубликата. Если же потеря обнаружится после того, как работник уволится, для восстановления ему придется самостоятельно обращаться ко всем своим предыдущим работодателям (желательно в хронологическом порядке) с тем, чтобы полностью восстановить документ.
  2. Внесенная в книжку информация стала недействительной. Эта причина также является основанием для выдачи дубликата документа. Обычно такое происходит, когда сотрудника неправомерно увольняют с работы и делают соответствующую запись в его трудовой книжке. В дальнейшем, по решению суда такая запись должна аннулироваться. Чтобы не портить послужной список, работник вправе потребовать выдачу дубликата. Здесь на имя работодателя подается соответствующее заявление.
  3. Внешний вид трудовой книжки исключает ее дальнейшее использование. Такие моменты возможны, когда документ пострадает от пожара, нахождения в сыром помещении, интенсивной эксплуатации, будет случайно порван, либо другими способами приведен в непригодность. Здесь также необходимо составить на имя работодателя письменное заявление.

Помните, восстановление информации в трудовой книжке осуществляется по сохранившимся в архивах предприятий кадровым документам. Поэтому очень важно своевременно обращаться к работодателям для получения нужных записей, чтобы не иметь проблем с оформлением пенсии в дальнейшем.

Как отображаются поощрения и наказания работника

Трудовая книжка сопровождает весь период рабочей деятельности человека до момента ухода на заслуженный отдых. Поэтому многих интересует вопрос, какие записи кроме смены работы допускается вносить в этот документ.

Стоит обозначить, все сведения о наградах и поощрениях, что гражданин получил во время своей трудовой деятельности, должны быть внесены в трудовую книжку. Выполняется это следующим образом:

  • в первой графе записывается номер записи по порядку. Пишется арабскими цифрами;
  • вторая колонка служит для проставления даты внесения информационных сведений в трудовую книжку. Как правило, должна совпадать с датой документа, но может отличаться (не более 5 дней);
  • третья, самая основная колонка. Здесь обозначается конкретное название награды, которой награжден сотрудник. Какие-либо сокращения тут не допускаются, чтобы не исказить суть награды либо поощрения;
  • последняя, четвертая колонка, служит для внесения ведомостей о документе, на основании которого осуществлено награждение. Тут потребуется указать его название (например, приказ), дату регистрации и номер.

Помните, трудовая книжка не предусматривает внесения каких-либо записей о наложении дисциплинарных взысканий на работника. Небольшое исключение – когда работника увольняют из-за дисциплинарного проступка по соответствующей статье Трудового кодекса.

Что делать если книжка преждевременно закончилась

Трудовая книжка закончилась: как быть

Иногда возникают ситуации, когда количества имеющихся свободных строк оказывается недостаточно, чтобы полностью внести все необходимые записи. Здесь можно выполнить один из двух вариантов:

  1. Завести еще одну трудовую книжку. Титульный лист заполняется так же, как и в основном документе, а вот все последующие записи будут иметь порядковые номера, продолжающие ведение первой трудовой книжки.
  2. Вклеить специальный вкладыш. Заполняется он таким же образом, как и основная трудовая книжка. Правда, потребуется его вшить или вклеить внутрь имеющегося документа.

Как оформить трудовую книжку работнику впервые, вы узнаете из этого видеосюжета:

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: https://naimtruda.com/rekrut/trudovaja/zapoln/kak-pravilno-zapolnit-trudovuyu-knizhku.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.