+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Оптимизация рабочего места

Содержание

Оптимизация персонала: численность, рабочие места и кадровые процессы

Оптимизация рабочего места

Управление в области персонала – наиважнейший аспект менеджмента на предприятии, т. к. именно люди заставляют процессы двигаться, а события происходить. Однако, как и любое другое действие в области менеджмента, регулировка процессов при управлении людскими ресурсами имеет количественные и вполне счетные характеристики.

А именно предельная производительность труда – состояние, когда производство имеет максимальный выпуск продукции и более при существующих размерах капитала расти не может.

В результате формируется необходимый набор работников, то самое их количество и состав, с помощью которого это состояние (максимальной производительности) является устойчивым.

Однако позволить себе выявлять эти редкие условия опытным путем может позволить себе далеко не каждый предприниматель.

Во-первых, это просто опасно: если уволить лишних, а они окажутся необходимыми, то можно запросто растерять компетентные кадры. А во-вторых, если нанять кого-то, а человек окажется лишним, т. е.

без него можно было бы обойтись, если, к примеру, просто изменится структура должностных обязанностей, то его зарплата вызовет давление на бюджет.

Оптимизация численности персонала на предприятии – процесс, неразрывно связанный не только с бюджетным планированием. От него зависит уровень индивидуальной производительностью труда.

Поэтому крайне важно создать условия, при которых штат будет сбалансированным, а каждый рабочий кадр имел бы стимул увеличивать свою выработку.

О мероприятиях, направленных на достижение представленной наиважнейшей для существования предприятия цели, пойдет речь в данной статье.

Оптимизация труда на предприятии посредством выявления индивидуальной производительности

Если начинать оптимизировать трудовой коллектив, то нужно быть готовым, что кое-кого из персоналов ждет увольнение.

(Такие вести разлетаются быстро!) Сокращение должностных единиц – неразрывно связанный с реформами в кадровой сфере процесс.

Нужно ли повторно акцентировать внимание на том, насколько рискованно и сложно нанимать и увольнять? Поэтому перед принятием кадровых решений, необходимо проанализировать общую структуру бизнеса.

  1. Нужно выделить то ядро, которое непосредственно связано с созданием прибавочной стоимости, а также т. н. периферию – обслуживающий персонал.Внимание! Под обслуживающим персоналом не стоит понимать только уборщиц или бухгалтерию. Пример — завод по сборке самолетов. Рабочий персонал, задействованный в обслуживании аэротрубы, может рассматриваться, в качестве вспомогательной службы.

    Проделать такую градацию необходимо, чтобы понять, с какими категориями рабочих можно расстаться (без того, чтобы завод просто встал), а какой отдел является, по сути, неприкосновенным, т. е. сокращать его никак нельзя без потери производственного потенциала компании.

  2. Нужно условно распределить долю в доходе фирмы, например, за год между структурными подразделениями, из которых составлена организация, постепенно уменьшая масштаб.

    В идеале нужно довести такое распределение до персонального значения каждого сотрудника. Имея на руках результаты разделения на «ядро» и «периферию», сделать это будет проще.

    Важно! Чтобы провести такой анализ нужно, чтобы уже существовал максимально эффективно работающий финансовый учет. Ни в коем случае нельзя начинать «персонификацию долей выручки», если нет объективного и актуального, полного учета всего ее объема.

    Распределение долей – итак, является процессом субъективным, но проводимое на основе приблизительных данных, может дать, вообще, токсичный результат.

    Работа эта длительная, лучше, если есть с кем на эту тему подискутировать (коллеги или даже подчиненные), чтобы максимально поднять планку объективности выносимых оценок.

    Вообще, реструктуризация штата фирмы требует и оптимизации кадровой работы. Грамотный кадровик знает, что не стоит уходить от участия в спорах – в них рождается истина.

  3. Схожим образом следует «персонифицировать» и издержки.

    Затраты следует распределять между кадрами, выбирая в качестве весов те же критерии, которые брались при персонификации дохода. Легко и понятно, как правило, разделяется затраты по аренде помещения и оплата труда. С затратами на рекламу уже сложнее. А что же делать с прямыми издержками?

    На самом деле, все просто: например, оцениваем менеджеров по продажам. Их выручка – продажи; а в затраты попадают и себестоимость проданной продукции, и все те дополнительные траты, которыми они, так или иначе, воспользовались (например, затраты на ту же рекламу).

    Важно! Следует быть последовательным в выборе критериев, но заявление вполне допустимо (хоть и необязательно). Например, и менеджеры по продажам, и рабочие, которые обслуживают производственный комплекс и склад имеют единую базу по доходу (продажи), зато у них серьезно различается затратная часть. Здесь не составляется баланс.

    Задача процесса – выявить те должности, деятельность в рамках которой не требует создания дополнительного рабочего места.

    Здесь еще раз нужно обратить внимание на необходимость иметь продвинутый финансовый учет: должна присутствовать возможность категоризации затрат не только по условному бухгалтерскому ранжиру, но и по более прикладным характеристикам (желательно таким, чтобы их понимал генеральный руководитель компании).

  4. Далее, применительно к каждому выделенному структурному подразделению (или даже конкретному лицу) рядом выписываются 2 цифры:
    • 1 значение — тот доход, который создается при его участии;
    • 2 значение — присутствующие затраты.

    Нагляднее всего сделать такой анализ в виде парных столбцов. И здесь начинается сравнимый процесс и толкование результатов, ведь оптимизация кадров предприятия должна быть осознанной и хорошо мотивированной. Обычно бывают результаты двух видов:

    • столбик с выручкой существенно превышает столбик в затратах (т. н. «центры генерации прибыли» (ЦГП));
    • столбик затрат просто больше, чем столбик дохода (обслуживающий персонал (ОП)).

    Внимание! Люди и отделы, которые имеют условно отрицательную прибыльность, вовсе не являются обузой предприятия. Представьте, что пришлось бы определять, какой орган у человека главнее (тоже можно выделить периферию). Метод призван определить, чьи обязанности можно перераспределить между другими, а чью деятельность трогать не стоит.

Интерпретация результатов персонификации производительности

Естественно, что персоналы отделов и управлений, которые имеют высокую условную прибыльность, не должны менять режим работы. Более того, если существует устоявшаяся система взаимоотношений генераторов прибыли и стоящего над ними руководства, то настоятельно рекомендуется не менять правил игры.

Желание все еще больше формализовать и упорядочить неизбежно приведет к снижению производительности. Оптимизация численности персонала предприятия на данном участке может производиться только посредством включения в данный блок дополнительных кадров.

Важное условие – эти кадры должны быть квалифицированными!

Прискорбно констатировать, но факт: прием на работу в такие подразделения неопытных новичков неизбежно влечет падение общего уровня эффективности этих структурных единиц предприятия.

Однако это вовсе не значит, что молодежь (пусть с компетенцией, но без опыта) тотчас же должна увольняться. Просто вход в такие подразделения не должен быть «с улицы».

Люди должны продвигаться по карьерной лестнице начиная с условно убыточных должностей, проявляя себя. И с их повышением руководителям следует временить.

Гораздо сложнее обстоят дела с теми, у кого столбик затрат выше, чем столбец выручки.

  • Если такая картина наблюдается у кадров, которые входят в «ядро прибыльности», то либо нужно еще раз проверить критерии формирования его показателей (дохода и издержек), либо в бизнес-процессе всей компании существует проблема на фундаментальном уровне. (Проще говоря, валовая прибыль отрицательна).
  • В нормальном случае кадры с отрицательной условной прибыльностью в «ядро» не попадают. (В сущности, потому они и формируют «периферию»). Общий принцип здесь один – чем больше разрыв у конкретного персоналия между условными затратами и генерируемым доходом, тем выше у него шансы на сокращение.

Оптимизация численности работников предприятия

Оптимизация работы – единственный правильный способ адаптировать численность сотрудников на предприятии к требованиям экономических реалий. Предложение просто сократить число работников в качестве варианта решения проблемы недостаточности финансирования фонда оплаты труда, является крайне близоруким и некомпетентным.

Неслучайно в самом начале акцептируется необходимость разделения персонала на «ядро» и «периферию». Первые генерируют деньги!

Внимание! Аксиома – не существует «ядра» в коммерческой организации, не имеющего потенциала роста! У любой организации есть, например, отдел продаж (каким бы иным ни было его название), и он может (и должен) по мере развития организации пополняться квалифицированными кадрами.

Оптимизация персонала на предприятии должно сводиться к перераспределению работников, обладающих отрицательной условной прибыльностью в пользу тех структурных подразделений, которым присуща безусловная положительная прибыльность (желательно, с большим отрывом). Обратите внимание, истина проста. Однако связь именно такого перераспределения с ростом эффективности, прежде всего, финансовой, нуждается в доказательстве, чему и были посвящены предыдущие разделы. В чем же должно заключаться подобное перераспределение, и какова его идея? Рассмотрим:

  1. Следует выявить на «периферии» явных аутсайдеров (тех, у кого условная убыточность больше остальных).
  2. Следует провести анализ должностных инструкций всех служащих периферии. Крайне желательно провести максимальную унификацию их общих позиций.
  3. Далее, следует выделить тех, у кого индивидуальных обязанностей меньше, чем у других.Важно! Нельзя принимать во внимание исключительно количественный показатель обязанностей. Здесь, как нигде, потребуется индивидуальный подход вплоть до проведения бесед с целью выяснения, чем именно наполнен рабочий день человека.
  4. Кроме того, нужно выделить и круг тех, у кого таких «уникальных» обязанностей больше.

Цель проведения такого анализа – выявление тех должностных инструкций, «уникальные» обязанности которых допустимо распределить среди других служащих «периферии» (при условии, если будет осуществляться грамотное нормирование обязанностей). Однозначно не должны затрагиваться те, у которых на данный момент «уникальных» обязанностей больше.

Выше уже отмечалось: оптимизация работников предприятия не должна быть направлена на массовое увольнение. (Есть мнение, что образование забастовочных тенденций в условиях экономического кризиса государственный орган контроля в сфере труда и занятости явно не одобрит).

Если перераспределить обязанности наименее напряженных «периферийных» кадров между должностными инструкциями остальных, то образуются человеческие ресурсы. Вот из них нужно сделать сотрудников «ядра», безусловно, проведя их через переподготовку (т. е. снабдив их соответствующей компетенцией).

Особенности данного подхода:

  • Пригодность конкретного «периферийного» сотрудника под работу в «ядре» не является барьером. Ведь речь идет о перераспределении позиций в должностных инструкциях. То есть совсем необязательно брать именно данного работника, разделяя его инструкцию между остальными. В «ядро» можно взять наиболее подходящего, пропорционально перекинув его обязанности на других. Делятся позиции в должностной инструкции, а в «ядро» переходят конкретные люди.
  • Под «ядром» правильно понимать некое хозяйство, генерирующее валовую прибыль компании. При вышеописанном подходе компания не плодит безработных, а увеличивает количество генераторов прибыли за счет избавления от неэффективной деятельности.

Внимание! Во всех теориях изыскание внутренних резервов приравнено к инвестиционной деятельности. И кадровые резервы здесь – не исключение. Фактически компания может с целью расширения «ядра» даже взять ссуду, т. к. это уже коммерческий проект (ведь «ядро» будет с большой долей вероятности приносить прибыль). Любопытная получается ситуация: предположим, что в стране (а для конкретики возьмем Республику Беларусь (РБ)) наблюдается кризис платежеспособности (с падением курсовой стоимости национальной валюты). А фирма, следующая данной стратегии, не только не проводит увольнения, а кредитуется, расширяя сферы деятельности!

Кто чаще всего подлежат оптимизации

«Периферия» чаще всего трудоустроена в следующих подразделениях:

  • ресепшен;
  • работники, обслуживающие офис;
  • региональный представитель (в связи с ростом значения телекоммуникаций);
  • бухгалтерия и различный набор финансовых специалистов узкого профиля.

Отдел, являющийся «ядром», в разных организациях носит различные названия. Чем крупнее компания, тем таких структурных единиц больше. Но самым распространенным является клиентский отдел, поскольку он является тем подразделением, которое непосредственно отвечает за формирование продаж (и неважно, как именно он называется).

Оптимизация предприятий в РБ

Закон (Гражданский кодекс) в Республике стоит на страже интересов трудящихся. Государство тщательно смотрит, чтобы в отраслях не было необоснованных увольнений и сокращений. Такой подход зачастую сильно связывает деятельность хозяев (учредителей) компаний, вынуждая их, порой, идти на поводу буквально у нерадивых бездельников.

Принятие представленной выше системы развития своей фирмы через оптимизацию кадровой системы может служить предпринимателя реальным выходом:

  • предложение о дополнении должностных обязанностей (даже с ростом в заработной плате) – не равно приказу на сокращение должности;
  • предложение на перевод в подразделение-генератор финансов – не увольнение;
  • кредит, берущийся на погашение долгов по зарплате, превращается в инвестиционный заём.

Благодаря данной стратегии даже те предприятия, которые имеют фундаментальные трудности с формированием своего дохода получают реальный шанс на развитие.

Источник: http://arprime.ru/optimizacia/cislennost-i-personal-na-predpriatii

Оптимизация рабочего места по системе 5s

Оптимизация рабочего места

— Организация бизнеса — Кадры — Оптимизация рабочего места

Для работодателей, которые хотят повысить эффективность экономической деятельности, хорошим решением может стать оптимизация рабочего места сотрудников.

Оптимизация рабочего места – это комплекс процедур, направленных на увеличение продуктивности труда, снижение расходов и повышение прибыли компании в итоге, однако она обладает также рядом и иных косвенных позитивных воздействий.

Наиболее распространенной сейчас является оптимизация рабочего места по системе 5S – она достаточно проста для понимания и может быть с одинаковым успехом применена как в офисе, так и в производственном цеху.

Оптимизация рабочего места – что это такое

Процесс оптимизации представляет собой улучшение какого-либо процесса путем достижения наилучшего соотношения между его позитивными и негативными сторонами.

В бизнесе чаще всего под оптимизацией подразумевается повышение дохода при уменьшении расходов ресурсов.

Соответственно – оптимизация рабочего места представляет собой процесс, при котором само рабочее место избавляется от своих негативных черт и расходов, и позволяет повысить эффективность труда занятого на нем сотрудника.

Процесс оптимизации рабочего места затрагивает множество аспектов трудовой деятельности и подразумевает раз ичные механизмы реализации. Но в первую очередь, данная процедура касается следующих особенностей труда:

  • Безопасность. Более безопасное рабочее место снижает издержки работодателя. Таковые могут быть связаны как со штрафами и иными санкциями контролирующих органов, если рабочее место не соответствует государственным нормативам, так и просто с повышенными рисками для работника, которые впоследствии могут сказаться на всей деятельности предприятия.
  • Время. Оно является одним из основных ресурсов сотрудника. И, соответственно, неэффективное использование времени, обеспечиваемое плохой оптимизацией рабочего места, прямо влияет на общую результативность труда работника, а значит – и на его экономическую эффективность для работодателя.
  • Комфорт. Оптимизированное рабочее место также позитивно влияет и на общее состояние работников, уровень их психологической удовлетворенности, что также может напрямую сказываться и на общей производительности труда.
  • Денежные затраты. Процесс оптимизации рабочего места позволяет снизить и прямые расходы на обеспечение трудовых условий для сотрудников – этот аспект также следует рассматривать достаточно плотно.

С правовой точки зрения, процедура оптимизации рабочего места практически никак не рассматривается. Единственные законодательные требования касаются правил безопасности и санитарно-гигиенических нормативов СанПиН и СНиП по обеспечению трудовых условий и организации рабочих мест.

Оптимизация рабочего места по системе 5S

Система 5S, используемая для оптимизации рабочего пространства, как и множество иных достижений в сфере управления персоналом, зародилась в Японии. Как и кружки качества, она была инициирована в первую очередь самими сотрудниками и рассмотрена впоследствии руководством.

Данная система является достаточно простой и универсальной, что позволяет использовать её практически любому работодателю вне зависимости от сферы его деятельности. Система 5S базируется на пяти основных принципах, которые могут быть также аналогично истолкованы с помощью русских слов, начинающихся на букву «С».

Выглядят они следующим образом:

  1. Сортировка. На первом этапе работодателю и сотрудникам необходимо произвести сортировку предметов на конкретных рабочих местах. В рамках данной сортировки все имеющиеся предметы должны быть рассортированы по принципу их необходимости на три категории. В первую категорию относятся те предметы, которые не нужны для рабочего процесса, и от которых, соответственно, необходимо избавиться и утилизировать их. Вторая категория рассматривает предметы, которые могут понадобиться в рабочем процессе периодически, или являются личными вещами сотрудников, не нужными им для работы, но необходимыми в повседневной жизни. Такие предметы должны быть отправлены на хранение в отдельное место. В третью категорию входят необходимые для непосредственного ведения рабочей деятельности предметы и устройства. Данный процесс должен быть строго регламентированным и проводиться регулярно.
  2. Самоорганизация. Работодатель, сотрудник отдела кадров и сами работники, должны определить оптимальные места и порядок для необходимых для работы предметов. То есть – в рамках данного принципа должно быть проведено исследование по обеспечению наиболее эргономичного, удобного и упорядоченного размещения всех предметов на рабочих местах и в зонах хранения. Все предметы следует промаркировать и определенный изначально порядок должен постоянно поддерживаться.
  3. Соблюдение чистоты. При соблюдении двух предыдущих принципов, соблюдение чистоты само по себе будет значительно упрощено. Однако вышеозначенные принципы должны регулярно проверяться – каждый работник должен поддерживать свое рабочее место в чистоте и минимизировать затраты времени на проведение уборки, подготовки рабочего места к работе и уборки его по ее окончании.
  4. Стандартизация. Все рабочие места сотрудников на одинаковых должностях следует привести к единому стандарту. Также стандартизации подлежат и основные рабочие процессы. В таком случае сотрудник сможет эффективно выполнять свои задачи даже за чужим рабочим местом, а процедура смены обстановки не нанесет ущерба продуктивности труда. Особенно актуально соблюдение этого принципа для крупных корпораций, однако полезным он будет и в деятельности субъектов малого предпринимательства.
  5. Совершенствование. Каждый сотрудник должен не только неукоснительно соблюдать вышеозначенные принципы системы оптимизации рабочего места 5С, но и прилагать усилия для улучшения имеющейся ситуации. Для этого необходимо предоставить работникам возможность предлагать свои решения, а работодатель или руководитель должны оценивать все поступающие предложения и принимать их, если они являются обоснованными. В случае же отказа, следует объяснять его причину сотруднику, дабы не снижать его мотивацию к ведению рационализаторской деятельности и участию в работе всего предприятия.

В целом, система 5S для оптимизации рабочего места затрагивает не только конкретные рабочие места трудящихся, но и организацию обустройства всех помещений и территории предприятия – она может быть применена как непосредственно к местам работы конкретных сотрудников, так и к помещениям общего пользования. Применение этой системы упрощает процедуру инвентаризации и дает возможность реализовать все остальные позитивные стороны оптимизации рабочего места без излишних усилий со стороны работодателя.

Особенности оптимизации рабочего места в офисе или в производственных помещениях

Работодателям следует понимать, что оптимизация рабочего места в офисе должна проводиться совсем по иным принципам, чем оптимизация рабочего места в цеху или на ином производстве.

Поэтому её внедрение должно происходить с учетом множества дополнительных факторов.

Далее будут приведены простые рекомендации, которые может использовать каждый работодатель в различных ситуациях:

  • Консультации с работниками и руководителями. Так как проведение оптимизации рабочих мест часто является задачей, поставленной перед сотрудниками отдела кадров и HR-специалистами, эти категории трудящихся не всегда имеют возможность максимально точно понимать все особенности рабочего процесса. Поэтому проводить оптимизацию рабочего места необходимо с учетом мнения и рекомендаций самих работников и их прямых руководителей.
  • Процессуальное закрепление. Эффективной система оптимизации рабочего места может быть только при условии наличия на предприятии соответствующих локально-нормативных актов, регулирующих её применение. В таком случае, будет иметь место возможность привлечь к ответственности работников, не соблюдающих установленные нормы. Кроме этого, закрепление системы оптимизации в документации позволит стандартизировать процесс и эффективно внедрять его при обустройстве новых рабочих мест или открытии новых отделений или филиалов.
  • Оптимизация рабочего места в офисе должна обращать в первую очередь внимание на рациональное использование общей площади и обеспечение работникам психологического комфорта. В то же время, оптимизация мест в цеху должна предусматривать соблюдение нормативов безопасности и обеспечение эффективных маршрутов перемещения сотрудников и материалов по предприятию.

Процедура оптимизации рабочего места является частной составляющей процесса организации рабочих мест, их оснащения и обслуживания, и может легко быть интегрирована в них, если они уже имеют надлежащее оформление. (19 голос., 4,60 из 5)
Загрузка…

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/optimizatsiya-rabochego-mesta.html

13 лайфхаков по оптимизации рабочего места | Rusbase

Оптимизация рабочего места

Растения с легкостью украсят ваш стол и улучшат воздух в офисе. Кроме того, исследования показывают, что сотрудники работают на 15% эффективнее, если в их кабинете есть цветок.

MKDA

Выберите растение с учетом количества света, который проникает сквозь окна вашего офиса. Например, суккуленты неприхотливы, но им нужно много солнца. Если у вас в офисе плохое естественное освещение, лучше остановиться на сансевиерии (в народе — «щучий хвост» или «тещин язык»), эпипремнуме и спатифиллуме.

Если в вашем офисе нет окон, чаще выходите на улицу

Согласно исследованию 2014 года, проведенному учеными Северо-Западного университета и Иллинойского университета, сотрудники офисов без окон чувствуют себя гораздо хуже тех, кто работает в помещениях с естественным освещением.

Постарайтесь каждый день проводить на солнце несколько часов.

«Дневной свет необходим для поддержания биологических ритмов, от которых зависит ваша когнитивная деятельность, выработка серотонина и пищеварение, — рассказала Кристин Эверетт, старший дизайнер нью-йоркского агентства MKDA. — Благодаря солнцу мы в буквальном смысле чувствуем себя счастливее и внимательнее».

Уберите длинные кабели, которые мешаются под ногами

Наверняка у вас под столом есть провода от системного блока, клавиатуры, мыши, телефона, наушников, зарядки для мобильного и других устройств.

 Mike McCune/flickr/attribution

Для поддержания продуктивного рабочего ритма необходимо, чтобы эти кабели вам не мешали. Выровняйте их длину и закрепите в одном месте с помощью специальных держателей, клипс или липучек. Есть даже специальные органайзеры для проводов. Можете пометить кабели, чтобы знать, от какого они устройства.

Поставьте на стол то, что будет напоминать вам о вашей цели

Найдите один или два предмета, которые будут вдохновлять вас работать, и поставьте их на рабочий стол. Это может быть какая-нибудь корпоративная награда, фотография семьи или девиз компании.

Например, генеральный директор Evernote Крис О’Нил держит на рабочем столе флаг США и Канады, напоминая себе о своем двойном гражданстве и международной политике своей организации. Кроме того, на его столе можно найти фото его детей, которые вдохновили его на использование Evernote.

Рабочий стол гендиректора Evernote Криса О'Нила. Evernote

А в компании Zillow у каждого сотрудника на столе стоит значок, показывающий сколько лет они проработали в фирме.

Держите под рукой полезные закуски

Иногда стоит перекусить, чтобы поднять уровень своей энергии. Лучше всего держать в столе смесь орехов, протеиновые батончики и сухофрукты.

Sarah Jacobs/Business Insider

Надевайте шумоподавляющие наушники без музыки

Все больше исследований советуют не слушать музыку во время работы.

Дэниел Левитин, специалист по когнитивной нейробиологии и автор книги «Так выглядит ваш мозг во время музыки», сообщил, что музыка мешает продуктивности, если только вы не выполняете повторяющиеся задачи.

Лучше слушать ее в течение 10-15 минут перед работой, чтобы насладиться приятными нейротрансмиттерами, которые она вызывает.

Если в вашем офисе шумно из-за телефонных звонков и разговоров, обязательно воспользуйтесь шумоподавляющими наушниками. Но не стоит включать в них белый шум.

Исследование 2010 года показало, что ученики с нарушениями внимания лучше выполняют задания на память, если занимаются в тишине.

А еще наушники увеличат вашу продуктивность, потому что коллеги вряд ли захотят отвлекать на болтовню человека, который закрылся в наушниках.

Вам не нужен стол для работы стоя. Просто сидите меньше

Исследования показывают, что если каждый час совершать пятиминутные прогулки, вы будете меньше уставать и хотеть есть.

MKDA

Холодный воздух снижает продуктивность

Если из-за кондиционера в вашем офисе бывает слишком холодно, держите в столе теплый свитер, обогреватель и перчатки без пальцев.

В 2004 году исследователи Корнеллского университета обнаружили, что при повышении температуры воздуха в офисе с 20° до 25° градусов, количество опечаток в документах сотрудников снижается на 44%, а продуктивность во время набора текста увеличивается на 150%.

Пользуйтесь блокнотом и стикерами для заметок

Хоть мы и живем в цифровом мире, это не значит, что стоит отказываться от бумажных записей. В блокноте можно держать все важные заметки, например, о совещаниях и необходимых звонках. Там же можно записывать и идеи.

Zillow Group

Отрегулируйте кресло и монитор так, чтобы сидеть правильно

Согласно данным исследовательского центра Клиника Мэйо, плохая поза для сидения может привести к негативным последствиям — головной боли, болям в спине и шее, проблемам с дыханием, защемлению нервов в плечах и боли в челюсти.

Поменяйте положение вашего кресла и монитора так, чтобы сидеть прямо. Если у вас в офисе плохое кресло, не пожалейте денег на его улучшение. «Некачественные кресла вызывают усталость и могут даже привести к проблемам со спиной», — считает Мелисса Фредериксен, владелец и старший дизайнер студии Atmosphere 360.

Не работайте за столом

Как бы хорошо ни был организован ваш рабочий стол, иногда стоит работать не только за ним. Встав из-за него, вы уже улучшите свою продуктивность.

Рон Фридман, психолог и автор книги «Лучшее место для работы», считает, что когда вы уходите работать на кухню, на диван или в комнату отдыха, вы посылаете себе сигнал, что пора сосредоточиться.

Генеральный директор SoundHound Кевин Мохайер обычно уходит в солнечный уголок на втором этаже офиса, когда ему надо спокойно поработать или пообщаться с командой. Soundhoud

Уберите в стол вещи, которыми вы не пользуетесь каждый день

Старайтесь следить за тем, что окружает вас на рабочем месте. Если вы можете убрать лишнее, то почувствуете заметный результат.

На столе должно быть только самое необходимое: компьютер, телефон, блокнот, ручки и бутылка с водой. Остальное можно положить в стол.

Если у вас много бумаг, заведите для них специальный шкаф. А лучше отсканируйте документы и храните их в цифровом виде. Ничто так не замедляет продуктивность, как окружение из множества бумаг и необходимость копаться в документах.

Синие, зеленые и желтые тона улучшают продуктивность

Разные цвета по-разному влияют на настроение человека. Синий и красный улучшают работу мозга.

Ученые считают, что прохладные тона (например, синий) действуют успокаивающе. Стол со множеством синих акцентов поможет вам чувствовать себя уравновешенно в течение дня.

С красным цветом стоит быть осторожнее — этот оттенок может увеличить скорость сердцебиения, полагает Эндрю Эллиот из Рочестерского университета. Не стоит использовать его в офисе, если только ваша работа не связана с физической активностью или вы работаете интенсивными интервалами.

Источник.

Материалы по теме:

Что с вашим мозгом может сделать работа в слабоосвещенном офисе

Что не так с open space и чем его заменить

Вдохновение: идеи для яркого офиса в стиле и Spotify

Простой способ повысить эффективность сотрудников в офисе

В нашем Instagram @rusbase сегодня есть на что посмотреть! Подписаться

Нашли опечатку? Выделите текст и нажмите Ctrl + Enter

Источник: https://rb.ru/story/optimize-your-office/

Как повысить производительность работы на компьютере

Оптимизация рабочего места

Вы заканчиваете рабочий день. Вы уже знаете, что на завтра скопилась ещё большая гора нерешенных задач. Сегодня мы расскажем несколько способов, которые помогут Вам справиться с ними быстрее, эффективнее и лучше.

Зачем увеличивать свою производительность

Производительность труда неразрывно связана с ленью. Если Вас это удивляет, приведем слова Билла Гейтса, который часто повторял: я всегда выберу ленивого человека делать трудную задачу, потому что он быстро найдёт самое простое решение. К этому сводится также определение эффективности, то есть соотношение результатов работы и приложенных усилий.

Более высокая производительность означает, что вы выполняете больше и за более короткое время. Поэтому всё чаще мы слышим, что ленивые люди самые продуктивные. Они хотят быстрее справиться со своими обязанностями, поэтому пользуются самыми простыми способами, чтобы сделать это.

Своего рода, побочным эффектом повышенной эффективности может быть высокая зарплата или карьерный рост. Оно того стоит, правда? В таком случае, пришло время узнать конкретные способы ускорения своей работы.

Как увеличить свою продуктивность – основные правила

Если так обычно выглядит ваш рабочий день, стоит что-то изменить в своей рутине, потому что, скорее всего, что-то мешает вашей концентрации и выполнению обязанностей.

Первый шаг, это определить, что является таким фактором. Может оказаться, что это не только интернет. В большинстве случаев помех несколько. К счастью, для каждой можно найти эффективный способ решения.

Отключите уведомления

Новое сообщение электронной почты, звук и вибрация на телефоне, информирование о звонках, поступлении SMS-сообщения или комментарии на … Это всё сильно поглощает время и нарушает концентрацию внимания. Следует отключить звук смартфона или, по крайней мере, отказаться от наименее важных уведомлений.

Электронную почту лучше использовать только в течение определенного периода времени. Вы можете это делать только в начале рабочего дня и в конце. Тогда вы прочитаете письма, отсортируете их (удалите ненужные) и ответите на те, которые требуют ответа.

Электронную почту также стоит настроить таким образом, чтобы можно было легко поддерживать в ней порядок. Лучше всего, если вы установите фильтры/правила, которые будут автоматически направлять входящие сообщения в соответствующие папки.

Ещё один важный вопрос – это моментальное удаление ненужных сообщений – один клик может сэкономить массу вашего времени, и Вам не придется копаться среди сотни ненужных сообщений.

Откажитесь также от излишних подписок. Оставьте только те подписки, которые на самом деле используются.

Интернет и социальные сети

Интернет – если вам это нужно для работы, используйте только для работы. Не заходите по «интересным» ссылка на социальные сети. Если какая-то очень сильно привлекает ваше внимание, создайте себе специальную папку в закладках, в которой её сохранить, чтобы прочитать позже.

Для дисциплинированных хорошим вариантом является назначение определенного времени на любимые веб-сайты – например, 5 минут. Однако, если вы знаете, что сессия затянется, используйте интернет только после работы.

Встречи с коллегами

Иногда их трудно избежать, но можно сократить частоту встреч. Постарайтесь их максимально улучшить, чтобы в кратчайшие сроки получать как можно больше деталей.

Хорошо бы для начала определить график встреч и придерживаться принципов, чтобы успеть в определенный промежуток времени.

Оптимизация рабочего пространства

По данным исследований, проведенных среди сотрудников, наиболее обременительным отвлекающим фактором, связанным с окружающей средой, являются разговоры. Важное значение также имеют физические факторы: неудобное кресло и неправильная высота стола, шум в офисе или доносящийся с улицы, недостаточное количество солнечного света и неподходящая температура воздуха.

Разговоры рассеивают внимание двумя способами: когда Вы в них участвуете и когда слышите вокруг. Если Вам нужно сосредоточиться, воспользуйтесь наушниками. Они достаточно эффективно защищают от шума, как в офисе, так и на улице.

Неудобный стул и письменный стол лучше просто заменить. Большее влияние на комфорт работы имеет кресло. Подходящая модель значительно повышает удобство, даже если рабочий стол не является идеальным.

Слишком маленькую или слишком большую инсоляцию можно отрегулировать с помощью жалюзи. Другая возможность, это просто сидеть на правильном расстоянии от окна. В этом случае вы оцените матовую матрицу в ноутбуке, которая позволяет избежать бликов, даже если свет из окна падает прямо на экран.

Быстро регулировать температуру поможет розетка Smart Plug и специализированное приложение на смартфоне. Не вставая от компьютера Вы сможете включить вентилятор или электрическое отопление. Это особенно хорошее решение, если вы работаете дома.

Организация и планирование работы

Если у вас уже созданы идеальные (или, по крайней мере, адекватные) условия труда, пришло время для организации и планирования.

Планируйте свой день, неделю и даже месяц. Определите основные задачи, которые должны быть выполнены. Ещё одна группа – это менее важные цели, которые должны быть осуществлены, но при необходимости вы можете их отложить на потом. В конце списка укажите наименее важные обязанности, которые могут подождать своей очереди или можно вообще от них отказаться.

Кроме того, постарайтесь короткие задачи (которые займут максимум  5 минут) выполнять сразу, а эти более трудоемкие устанавливать в очередь, в зависимости от их приоритета.

Концентрация на одном деле

По возможности, постарайтесь отказаться от исполнения нескольких обязанностей одновременно. Не нужно заниматься всем, что Вам попадает.

Научитесь делегировать задачи, т.е. передавать их на выполнение другим лицам. Иногда намного выгоднее передать утомительные и трудоемкие обязанности тем, кто в этом специализируется. Соответствующее разделение труда обеспечивает более быстрое и более тщательное выполнение обязанностей.

Помните об отдыхе

Помните, что работая перед компьютером очень важно делать регулярные перерывы. Время от времени нужно отрывать взгляд от экрана.

В соответствии с правилами техники безопасности, рекомендуется делать перерыв на 5 минут после каждого часа. Не нужно, однако, постоянно поглядывать на часы. Просто установите таймер на телефоне, который звуком даст Вам знать, что пора отдохнуть.

Популярна и эффективна техника Pomodoro (её название произошло от итальянского названия определяющего кухонный таймер в форме помидора).

Разделите своё время на работу в полном уединении (25 минут) и короткие перерывы (5 минут) После 4 таких циклов дайте себе больше времени на отдых – 15-30 минут. Конечно, вы можете эту схему настроить для своих потребностей и возможностей – это только один из вариантов.

Устройства и аксессуары для оптимизация работы

Самый главный способ повышения производительности: пользуйтесь с умом имеющейся техникой. Трудно говорить о производительности, если компьютер зависает при операции копировать-вставить.

В этой части статьи мы представим Вам устройства и аксессуары, благодаря которым Вы быстрее и лучше справитесь со своими задачами.

Соответствующий компьютер

Это довольно широкая тема, однако, для эффективной работы вам нужно устройство, которое полностью отвечает вашим потребностям.

Основные параметры – это тип процессора и объем оперативной памяти. Для некоторых задач достаточно 4 ГБ, для более требовательных (например, работа с графикой) может потребоваться большее количество. Отличным выбором будет сочетание процессора Intel Core 7, 8 ГБ оперативной памяти и быстрого SSD на 256GB.

В случае настольного компьютера также важна его производительность. Дополнительным плюсом будет также привлекательный внешний вид и компактные размеры, которые имеют моноблоки.

Охлаждающая подставка под ноутбук

Во время работы можно не только самому «перегреться» от избытка впечатлений. Ноутбук при слишком высокой температуре также откажется сотрудничать. Вы рискуете даже потерять важные данные. Охлаждающая подставка защищает ноутбук при работе в помещениях с повышенной температурой.

Монитор для компьютера

Второй монитор повышает производительность на 60%, третий – ещё на 40%. Это происходит потому, что Вы получаете в распоряжение большую рабочую область. Перестаете тратить время на управление окнами программ (открытие, закрытие, сворачивание).

Дополнительный экран необходим, когда вы работаете как дизайнер или фотограф и занимаетесь редактированием фотографий. Это также отличный аксессуар для ноутбука – вы можете работать на 24”, а не на 15,6”. Вы оцените его, также, если работаете одновременно с несколькими приложения, например, браузером, текстовым редактором или электронной таблицей и по электронной почте.

карты в компьютерах позволяют, как правило, подключать не менее двух мониторов одновременно – к порту D-Sub или HDMI.

Проектор

Монитор отлично подходит для работы в одиночку. На собраниях, встречах и тренингах больше пригодится качественный проектор. Зачем склоняться нескольким людям над одним экраном? Гораздо лучше посмотреть его содержимое на полотне в 300 дюймов.

Хорошим выбором является также беспроводное устройство с короткой дистанцией разворачивания изображения, которое можно разместить в любом месте. Вы можете поставить его на расстоянии 30 см от экрана. Установить горизонтально или вертикально, чтобы просмотреть презентацию на стене и даже на столе. Очень интересной моделью этого типа является проектор LG PH450UG.

Удобное кресло

В работе, которую вы выполняете в сидячем положении, нужны удобства. Их обеспечит кресло с высокой спинкой и с подлокотниками. Благодаря этому Вы без особых усилий сможете держать правильную осанку и избежите проблем с позвоночником. Пригодится также вентиляция – особенно, если ваша работа даёт много эмоций.

Беспроводная мышь и клавиатура

Экономьте время и место на рабочем столе. Написание и работа с компьютером становится проще, когда вы используете беспроводные решения. Вы можете выбрать комплект с приемником Nano Receiver Unifying. Благодаря ему к компьютеру можно подключить одновременно до 6 совместимых аксессуаров. Вы с легкостью подключите весь комплект мышь+клавиатура, с помощью только с 1 порта USB.

Коврик для мыши

Гелевая подкладка под мышь обеспечивает правильное положение руки и запястья. Благодаря этому, защищает от болей и проблем со здоровьем в результате проведения длительных часов перед компьютером.

Маршрутизатор

Если в работе Вам требуется интернет, соединение должно быть быстрым и надежным. Особенно, если вы отправляете или загружаете большие файлы, или вы должны быть доступны на корпоративном мессенджере. В каждой из этих ситуаций хорошее качество передачи данных сэкономит ваше время и увеличит производительность.

USB Hub

Пригодится, если вы часто пользуетесь разъемов USB. Hub позволяет Вам увеличить количество доступных портов, а также подключать несколько устройств одновременно. Вы также можете выбрать хаб с питанием, благодаря чему напряжение в каждом порту USB будет таким же, как и в компьютере, и вы сможете, например, зарядить свой смартфон или планшет.

Наушники Bluetooth

Необходимый аксессуар, если вы работаете среди многих людей. Вы с легкостью защитите себя от шума в окружении, слушая любимый плейлист. Выберите модель, которую вы можете подключить одновременно к смартфону и ноутбуку, благодаря чему удобно слушать музыку, а также отвечать на звонки, не отрывая рук от клавиатуры.

Сетевой фильтр

Компьютерная техника не любит резких скачков напряжения. От их негативных последствий может защитить удобный удлинитель с предохранителем. Кроме того, Вы с легкостью подключите весь компьютерный комплект в одном месте, вместе с монитором, колонками или принтером.

Источник бесперебойного питания

Незаменим в случае сбоя питания. Также Вы получите дополнительное время на сохранение результатов своего труда и необходимых документов.

Многофункциональное устройство

Вы сэкономите своё время, используя одно устройство вместо 3 отдельных: принтер, сканер и ксерокс. Это очень удобное решение, если Вы постоянно работаете с бумажными документами.

Розетка Smart Plug

Смарт-розетка позволяет осуществлять беспроводное управление устройствами, которые имеют физический выключатель.

Достаточно, что оставить кнопку нажатой в положении ON, чтобы, не вставая от компьютера, включить дополнительную лампу, чайник, вентилятор или, например, увлажнитель воздуха и повысить свой комфорт работы, тем самым экономя время. Вам нужно только подключения к сети Wi-Fi и специальное приложение для смартфона.

***

Источник: https://webznam.ru/blog/optimizirovat_rabochee_mesto/2017-12-03-495

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.